Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số, bằng cách áp dụng công nghệ mới như điện toán đám mây (Cloud), dữ liệu lớn (Big data), Internet vạn vật (IOT), …thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty…

Số hóa (Digitization) và Chuyển đổi số (Digital Transformation) là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt.
- “Số hóa” là việc biến đổi các giá trị thực sang dạng số, gồm Số hóa dữ liệu và Số hóa công việc.
- “Chuyển đổi số” là khi có dữ liệu được số hoá rồi, chúng ta phải sử dụng các công nghệ như AI (Trí tuệ nhân tạo), Big Data (Dữ liệu lớn), IoT (Internet vạn vật)… để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một giá trị khác.

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi hoạt động ghi chép, lưu trữ và chia sẻ thông tin bằng cách sử dụng những công nghệ tiên tiến và hiện đại hơn. Việc đầu tiên mà một doanh nghiệp cần phải thay đổi trong thời đại kỹ thuật số chính là cần phải thay đổi phương pháp ghi chép, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu cả bên trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp

Số hóa công việc là quá trình sử dụng phần mềm và dữ liệu số để làm việc năng suất và hiệu quả hơn

Nhiều doanh nghiệp dè chừng việc chuyển đổi số vì chi phí lớn. Thực tế, chi phí đầu tư vào chuyển đổi số là loại đầu tư vô cùng thông minh. Nó giúp cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
7 lợi ích rõ rệt của chuyển đổi số:
- Thu thập dữ liệu nâng cao
- Quản lý tài nguyên lớn hơn
- Khai thác thông tin chi tiết về khách hàng theo hướng dữ liệu
- Mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng
- Tăng lợi nhuận
- Tăng mức độ thích ứng trong nhiều hoàn cảnh, biến động của thị trường
- Cải thiện năng suất nhân viên, tăng khả năng cạnh tranh

DN nhỏ và vừa vẫn bị chậm chân trong công cuộc chuyển đổi số so với các tổ chức lớn. Điều đó cho thấy có những rào cản đối với các DN nhỏ và vừa:

- DN nhỏ và vừa có quy mô nhân lực hạn chế, nên nguồn nhân lực chủ yếu sẽ tập trung cho các mảng kinh doanh chính để tạo ra sự cạnh tranh. Họ thiếu đội ngũ nhân lực CNTT chuyên trách, do đó họ thiếu chiến lược, kế hoạch và ngân sách CNTT. Dãn đến tình trạng lúng túng không biết bắt đầu từ đâu và như thế nào để bắt kịp chuyển đổi số, kịp thời đem lại những giá trị mới cho khách hàng, và thúc đẩy phát triển kinh doanh.

- DN nhỏ và vừa tồn tại những rào cản về nhận thức, nguồn nhân lực và đặc biệt là ngân sách cho CNTT thì chuyển đổi số vẫn chỉ là xu hướng và chưa đi vào thực tế.
Chuyển đổi số không phải mục tiêu ngắn hạn mà là cả một chiến lược lâu dài. Để chuyển đổi số thành công cần có sự đồng lòng, quyết liệt từ trên xuống dưới, từ lãnh đạo đến nhân viên. Chủ doanh nghiệp cần biết, áp dụng công nghệ để nâng cao hiệu suất công việc, chứ không phải áp dụng công nghệ để thay thế con người. Dùng công nghệ có thể giúp một nhân viên có khả năng làm việc đa lĩnh vực

Có 2 yếu tố chính đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số trong doanh nghiệp:
- Con người: Đây là yếu tố rất quan trọng. Công nghệ là một loại công cụ hỗ trợ thông minh, tuy nhiên nếu người sử dụng không có tư duy thay đổi thì cũng không thể phát huy. Nói cách khác, sự thành công của chuyển đổi số sẽ được quyết định ngay trong tư duy và tầm nhìn từ các cấp lãnh đạo lan tỏa đến các cấp nhân viên.
- Dữ liệu: Dữ liệu là một thành phần không thể thiếu trong việc xây dựng mô hình chuyển đổi số. Nếu tận dụng tốt, dữ liệu sẽ tạo bàn đạp giúp doanh nghiệp chuyển đổi số nhanh hơn. Ngoài việc phân tích dữ liệu hiện có trong nội bộ doanh nghiệp thì các nhà điều hành cũng cần chú ý đến dữ liệu của các đối tác chiến lược, đối thủ của mình. Từ đó có một cái nhìn tổng quát về chuỗi giá trị doanh nghiệp trước khi chuyển đổi số.

Một quy trình chuyển đổi số thành công phải là sự tổng hòa của cả 5 yếu tố này. Nếu thiếu đi một trong các yếu tố, doanh nghiệp của bạn hẳn đang phung phí nguồn lực:
1. Thiết lập chiến lược và văn hóa dài hạn: Hãy xác định Nhiệm vụ - Tầm nhìn – Giá trị cốt lõi của công ty và đưa chúng vào thực tiễn. Tiếp đến tuyển dụng các nhân viên có khả năng bổ sung lẫn nhau. Cuối cùng, sử dụng các công cụ đo lường, đánh giá kết quả.
2. Gắn kết và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng là yếu tố sống còn: Một lớp dịch vụ khách hàng hoàn hảo, một lớp tương tác trực tiếp với sản phẩm tại cửa hàng và một lớp quá trình thanh toán trực tuyến tối ưu.
3. Quy trình và cải tiến không ngừng: Mục đích của việc cải tiến quy trình là để tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
4. Sự quyết đoán trong áp dụng công nghệ: Doanh nghiệp cần nắm được mấu chốt và chọn lauwj công nghệ phù hợp, bứt quá hiệu quả kinh doanh
5. Quản lý và phân tích dữ liệu: Sự phát triển của công nghệ đã đặt ra những thách thức chưa từng có về lưu trữ, phân tích và sử dụng dữ liệu. Doanh nghiệp giờ đây cần đến những “Big data Analyst” để có khả năng chuyển đổi dữ liệu thành tài sản vốn, biến những con số vô tri thành con số “biết nói”.

Những hiểu lầm căn bản trong chuyển đổi số có thể làm sụp đổ hoàn toàn những cố gắng của doanh nghiệp. Sau đây là 4 sai lầm phổ biến nhất:
1. Làm nhanh, nhiều không đồng nghĩa hiệu quả: Không phải tất cả mọi vấn đề của doanh nghiệp đều cần phải được số hóa. Tâm lý tham lam, nóng vội muốn áp dụng nhiều xu hướng công nghệ cùng một lúc thường là cách nhanh nhất dẫn đến thất bại. Bạn sẽ dễ bị sa đà, không có đủ nguồn lực và thờigian để giải quyết những vấn đề cốt lõi nhất.
2. Chuyển đổi số thành công khi hoàn tất áp dụng công nghệ: Công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ, không đảm bảo thành công của kinh doanh. Sự thành công của chuyển đổi số phải nằm ở trong tư duy, trong cách nhân viên tiếp cận và giải quyết vấn đề hàng ngày, hàng giờ. Một công ty mà nhân viên không có tư duy số hóa, văn hóa không nuôi dưỡng sự đổi mới, thì không có công nghệ nào có thể cứu sống được doanh nghiệp.
3. Khách hàng là thượng đế: Khách hàng vẫn luôn là mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp nhưng đôi khi chính họ cũng không biết mình muốn gì. Không nên sa đà vào việc thỏa mãn khách hàng mà đánh mất bản sác thương hiệu. Thay vào đó hãy tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng nhưng vẫn giữ được giá trị cốt lõi về mặt tổ chức và văn hóa.
4. Chuyển đổi số là sân chơi của những doanh nghiệp CNTT lớn: Nhiều tên tuổi lớn xuất hiện dày đặc trong mô hình chuyển đổi số khiến chúng ta luôn nghĩ đây là sân chơi chính cho các unicorn và startup công nghệ cao, trong khi chính những doanh nghiệp truyền thống mới là những trụ cột nuôi dưỡng nền kinh tế.Chuyển đổi số là sân chơi công bằng cho tất cả mọi doanh nghiệp mà ở đó, bất kì ai đủ nhanh nhạy cũng có thể tìm được miếng bánh cho riêng mình