1. KHÔNG SỬ DỤNG EMAIL GỬI SPAM
Bạn không sử dụng dịch vụ email đang được lưu trữ tại P.A Việt Nam để gửi SPAM, THƯ QUẢNG CÁO, BULK MAIL, MASS MAIL, BOMB MAIL, PHISHING MAIL... chúng tôi có quyền tạm ngưng hoặc chấm dứt dịch vụ không hoàn tiền tùy theo mức độ vi phạm, ảnh hưởng. Chúng tôi không chấp nhận đối với bất kỳ hình thức gửi Email Spam nào, cho dù hành vi đó có thể là vô tình do Bạn đang bị vi-rút lợi dụng điều khiển các hành vi này trên dịch vụ Email của Bạn.
2. KIỂM SOÁT GỬI EMAIL
Bạn phải có trách nhiệm kiểm soát việc gửi Email ra ngoài trên các tài khoản Email của mình. Mọi hậu quả của việc SPAM, thư QUẢNG CÁO, BULK MAIL, MASS MAIL, BOMB MAIL, PHISHING MAIL,...gây ra dẫn đến địa chỉ IP bị chặn bởi các tổ chức Chống Spam, bạn sẽ phải tự chịu trách nhiệm.
Các tổ chức Blacklist quốc tế có uy tín: Có rất nhiều tổ chức quốc tế về Chống Spam trên thế giới. Tuy nhiên, chúng tôi chỉ đề cập đến 4 tổ chức sau đây thường được các nhà cung cấp dịch vụ chuyên dùng:
3. XỬ LÝ KHI CÓ TRƯỜNG HỢP SPAM
Đối với máy chủ Email Server Khi phát hiện trường hợp SPAM, thư QUẢNG CÁO, BULK MAIL, MASS MAIL, BOMB MAIL, PHISHING MAIL.., kỹ thuật sẽ tiến hành tạm đóng băng tài khoản hoặc dừng dịch vụ. Bạn phải chắc chắn rằng bạn đã tự xử lý các vấn đề như: Làm sạch vi-rút, mã độc, tập tin bị nhiễm mã độc, các link phishing, xử lý spam email, … trên hệ thống của mình trước khi yêu cầu mở lại dịch vụ.
4. BẢO MẬT TÀI KHOẢN
Để an toàn bảo mật, một tài khoản Email chỉ được phép đăng nhập từ 1 địa chỉ IP trên internet. Máy chủ Email của Chúng tôi không hỗ trợ đăng nhập cùng một lúc từ nhiều địa chỉ IP vào 1 tài khoản Email.
5. GIAO DIỆN WEBMAIL
Bạn phải hiểu và chấp nhận giao diện webmail mà chúng tôi cung cấp. Chúng tôi không hỗ trợ thay đổi giao diện webmail theo yêu cầu hoặc theo tiêu chí riêng của Bạn.
6. SỬ DỤNG CÔNG CỤ QUẢN TRỊ CÓ SẴN
Chỉ sử dụng các chức năng có sẵn trên công cụ quản trị Email mà chúng tôi cung cấp. Chúng tôi cố gắng mang đến cho đa số người dùng những tính năng được đánh giá tốt nhất. Do đó, chúng tôi không thể tùy biến theo yêu cầu và tiêu chí riêng của Bạn. Riêng đối với dịch vụ Dedicated Mail Server chúng tôi có thể hỗ trợ 1 số yêu cầu đặc biệt của riêng từ cá nhân trong giới hạn cho phép của phần mềm email.
7. CHỈ CUNG CẤP MỘT TÀI KHOẢN QUẢN TRỊ
Không cung cấp tài khoản quản trị (admin) theo từng tên miền, chỉ cung cấp một tài khoản quản trị duy nhất để bạn quản lý tập trung cho tất cả địa chỉ email mà bạn đang sử dụng theo gói này tức tài khoản đăng nhập vào quản trị dịch vụ email (Control Panel).
8. CHỦ ĐỘNG SAO LƯU DỮ LIỆU
Chúng tôi luôn tôn trọng dữ liệu Email cá nhân của Bạn, điều này đồng nghĩa với bạn luôn có quyền để chủ động sao lưu lại dữ liệu Email của mình. Chúng tôi có hỗ trợ sao lưu dữ liệu mail 6 tháng gần nhất nhằm mục đích khôi phục sau sự cố. Chúng tôi sẽ không can thiệp trong bất kỳ trường hợp nào để tìm lại những Email đã bị thất lạc, khôi phục những email đã mất trong quá trình Bạn có sử dụng các quy tắc (rules), lọc email (filter email) của phần mềm thứ ba như Outlook, Thunder Bird, Window Live Mail,… hoặc xóa Email,… với bất kỳ ly do vô tình hay cố ý.
9. GIỚI HẠN VỀ GỬI/NHẬN CỦA TÀI KHOẢN EMAIL
Lưu ý: Đối với các nhóm phân phối (Mailing List) được lưu trữ trong sổ địa chỉ của tổ chức, nhóm được tính là một người nhận. Đối với các nhóm phân phối được lưu trữ trong thư mục Danh bạ của địa chỉ email thì các thành viên của nhóm được tính riêng
Lưu ý: Nếu Bạn có nhu cầu cần gửi thư thương mại số lượng lớn hợp pháp (ví dụ: bản tin khách hàng, quảng cáo sự kiện, chào hàng sản phẩm, …) thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ Email Makerting riêng biệt. Tham khảo quy định sử dụng EMAIL MARKETING tại đây.
BẢNG THÔNG SỐ GIỚI HẠN
LOẠI GIỚI HẠN | EMAIL PRO | EMAIL SERVER RIÊNG | SUPER EMAIL SERVER |
Giới hạn tỉ lệ người nhận | 200 mail/giờ/1 tài khoản | Không giới hạn | Không giới hạn |
Giới hạn tốc độ gửi thư | 200 mail/giờ/1 tài khoản | 1000 mail/giờ/IP | 2000 mail/giờ/IP |
Số người nhận tối đa | 50 email/lần/1 tài khoản | 100 email/lần/1 tài khoản | 200 email/lần/1 tài khoản |
Kích thước thư được phép gửi | 30 MB | 50 MB | 100 MB |
Dựa vào Điều 1 – Khoản 1.2, khi dịch vụ của bạn không kiểm soát được việc gửi email gây hậu quả của việc SPAM, thư QUẢNG CÁO, BULK MAIL, MASS MAIL, BOMB MAIL, PHISHING MAIL ... dẫn đến địa chỉ IP bị chặn bởi các tổ chức Chống Spam thì chúng tôi sẽ tạm ngưng hoặc chấm dứt dịch vụ của bạn mà không hoàn tiền tùy theo mức độ vi phạm, ảnh hưởng.
10. CÁC LOẠI ĐUÔI MỞ RỘNG KHÔNG THỂ BAO GỒM DƯỚI DẠNG TẬP TIN ĐÍNH KÈM
Để bảo vệ tài khoản của bạn, P.A Việt Nam không cho phép bạn đính kèm một số loại tập tin có đuôi mở rộng nhất định. P.A Việt Nam sẽ thường cập nhật các loại đuôi mở rộng không được phép theo kịp với phần mềm có hại liên tục thay đổi.
Một số ví dụ bao gồm: exe, com, iso, jar, vbs, bat, pif, scr, hta, js, cmd, chm, ade, adp, cab, ins, isp, jse, lib, mde, msc, msp, mst, msp, nsh, sct, shb, vxd, wsc, wsf, cpl, jsp, reg, vbe, lnk, dll, dmg, sys, btm, msi, prf, wsh, vb,…
Nếu bạn chắc chắn rằng tập tin an toàn, bạn có thể yêu cầu người gửi tải tập tin lên Google Drive, OneDrive, Dropbox, Cloud Drive30s v.v… Sau đó gửi nó dưới dạng tập tin đính kèm drive (link download) và có thể đặt mật khẩu cho (link download) giúp bạn bảo mật thông tin an toàn.
11. DANH SÁCH TẬP TIN ĐÍNH KÈM KHÔNG CHO PHÉP KHI GỬI HOẶC NHẬN
Để bảo vệ bạn khỏi virus tiềm ẩn và phần mềm có hại, P.A Việt Nam không cho phép bạn đính kèm một số loại tập tin có đuôi mở rộng trong danh sách cấm ở điều khoản 1.11, bao gồm:
12. CHÍNH SÁCH MẶT KHẨU CỦA TÀI KHOẢN
Để an toàn đối với tài khoản người dùng, mật khẩu tài khoản yêu cầu thiết lập phức tạp theo quy định của hệ thống Email Server. Nếu phát hiện có mối nguy cơ về bảo mật, chúng tôi có thể thực hiện yêu cầu đổi mật khẩu của toàn bộ hệ thống và sẽ cung cấp lại khách hàng ngay sau khi thực hiện.
13. CHÍNH SÁCH THƯ RÁC VÀ LẠM DỤNG
Khi bạn đăng ký tài khoản Email để sử dụng cho doanh nghiệp, bạn đồng ý về người dùng của bạn hoặc đối tác của bạn không gửi thư rác, phát tán virus hoặc lạm dụng dịch vụ. Tất cả người dùng tên miền của bạn phải tuân theo các thỏa thuận này, là một phần của Chính sách sử dụng được chấp nhận của P.A Việt Nam. Về việc bạn đồng ý không và không cho phép bên thứ ba hoặc người dùng cuối của bạn sử dụng Dịch vụ Email thực hiện những hành vi sau:
Nếu P.A Việt Nam xác định người dùng Email vi phạm các thỏa thuận này, chúng tôi có quyền đình chỉ ngay lập tức người dùng. Nếu sự cố xảy ra trên toàn tên miền, chúng tôi có quyền đình chỉ toàn bộ tài khoản và từ chối quyền truy cập của quản trị viên đối với tất cả các dịch vụ của Email. Trong những trường hợp như vậy, chúng tôi gửi thông báo đến địa chỉ email phụ đã đăng ký cho quản trị viên tên miền.
14. CHÍNH SÁCH SPAM CHUYỂN TIẾP SMTP
Nếu bạn sử dụng dịch vụ chuyển tiếp SMTP để gửi email qua máy chủ Email của P.A Việt Nam, bạn có thể nhận được thông báo qua email nếu chúng tôi phát hiện một lượng lớn thư rác đến từ bất kỳ tài khoản người dùng nào đã tạo hoặc tài khoản không có thật. Tài khoản người dùng không có thật thuộc về tên miền của bạn hoặc tên miền của bạn đã được trình bày trong đối số Helo trong quá trình chuyển tiếp SMTP sẽ không được phép chuyển tiếp SMTP qua máy chủ Email của P.A Việt Nam dưới bất kỳ hình thức nào.
Sau 24 giờ, nếu tài khoản người dùng thuộc tổ chức của bạn vẫn gửi spam thì tài khoản sẽ bị treo. Bạn sẽ nhận được một cảnh báo thứ hai cho bạn biết về việc đình chỉ. Tài khoản của bạn sẽ được khôi phục có thể sử dụng lại bình thường sau khi vấn đề được giải quyết.
Bạn cũng sẽ nhận được cảnh báo thứ hai nếu bất kỳ tài khoản người dùng nào khác thuộc tổ chức của bạn vẫn gửi thư rác sau 24 giờ. Chúng tôi khuyên bạn nên tạm ngưng các tài khoản này cho đến khi bạn xác định được nguồn gốc của thư rác và giải quyết vấn đề.
15. CHÍNH SÁCH SPAM CHIỀU NHẬN
Nếu bạn đang sử dụng máy chủ Email của P.A Việt Nam, bạn có thể nhận được thông báo nếu chúng tôi phát hiện bất kỳ giao dịch đáng ngờ từ bên ngoài đến tài khoản người dùng nào đã tạo hoặc tài khoản không có thật thì toàn bộ giao dịch đáng ngờ sẽ bị cách ly hoặc bị từ chối nhận thư rác, thư phát tán virus hoặc lạm dụng có chủ đích từ người gửi đến bạn.
Sau 24 giờ, tài khoản người dùng sẽ nhận báo cáo từ hệ thống về tình trạng thư của người dùng gửi tới họ bị cách ly trong ngày hôm trước. Người dùng có thể chủ động kiểm duyệt cho phép, không cho phép, xóa thư trong vùng kiểm duyệt.
16. CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG HỘP THƯ
Nhằm bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu cho Bạn, chúng tôi hoàn toàn không chịu trách nhiệm về dữ liệu của Bạn cũng như không thể can thiệp sâu khi email được cài đặt hoặc tải dữ liệu email về máy tính cá nhân thông qua những phần mềm kết nối của bên thứ ba khi Bạn gặp sự cố mất dữ liệu. Ví dụ: Outlook, Thunderbird, Outlook mobile, Email for mobile…
Để việc sử dụng hộp thư của Bạn luôn an toàn và tránh rủi ro thấp nhất có thể xảy ra nên chúng tôi có một vài khuyến nghị có thể giúp Bạn bảo vệ hộp thư như sau:
Lưu ý quan trọng:
Vì vậy, Bạn hãy cân nhắc thật cẩn thận khi cấu hình hộp mail sử dụng trên phần mềm thứ ba theo chuẩn kết nối POP.
17. CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG CỔNG KẾT NỐI THƯ
Đối với dịch vụ Email, P.A Việt Nam sẽ từ chối việc bạn khai báo chứng thực SMTP trên ứng dụng (dịch vụ Web, Outlook, Thunderbird, Outlook mobile, Email for mobile…) để gửi email đi thông qua cổng 25 vì các lý do bảo mật cho hệ thống cũng như hạn chế tình trạng hộp mail của bạn thường hay bị lợi dụng để spam thông qua cổng này.
Vì vậy, P.A Việt Nam khuyến khích toàn bộ kết nối để chứng thực SMTP hãy sử dụng cổng 465 với SSL hoặc cổng 587 với TLS.
Ngoài ra, những cổng kết nối POP và IMAP để nhận email thì Quý khách vui lòng sử dụng 995 và 993 với SSL để quá trình kết nối từ client tới server luôn được đảm bảo an toàn.
18. EMAIL BỊ CHẶN
Email gửi đi của bạn có thể bị chặn khi bao gồm nội dung, hình ảnh, liên kết có thể chia sẻ vi-rút hoặc nội dung lừa đảo. Bộ lọc Email chiều gửi của chúng tôi sẽ ngăn chặn những Email không chỉ để bảo vệ IP và máy chủ Email bạn đang sử dụng, mà còn đảm bảo tên miền của chính bạn đang sử dụng Email không bị đánh giá danh sách đen (Blacklist) và hạ độ tin cậy khi sử dụng Email.
19. ĐẢM BẢO CẤU HÌNH ĐẦY ĐỦ
Bạn phải chắc chắn rằng đã cấu hình đầy đủ các giá trị DNS như SPF, DKIM, DMARC, MX mà chúng tôi cung cấp để đảm bảo việc giao dịch Email được tăng tính xác thực và diễn ra một cách ổn định nhất.
20. TÍCH HỢP NHIỀU PHẦN MỀM THỨ 3
Rất nhiều phần mềm thứ 3 có thể tích hợp và sử dụng thành công với dịch vụ Email tại P.A Việt Nam, điển hình như: Outlook, Thunder Bird, Window Mail, … Tuy nhiên chúng tôi chỉ có thể hỗ trợ bạn cấu hình tài khoản Email đăng ký tại P.A Việt Nam sử dụng trên các phần mềm này. Những phát sinh liên quan đến dữ liệu, rules, phần mềm nặng, hoạt động chậm,… chúng tôi sẽ không thể hỗ trợ. Nhưng Quý khách có thể đăng ký thêm dịch vụ quản trị email riêng biệt để nhận hỗ trợ.
21. CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG DỊCH VỤ CỘNG THÊM (ADD-ONS)
Khi dịch vụ Email của bạn có kèm theo các gói dịch vụ cộng thêm trong quá trình sử dụng hết hạn nhưng bạn không muốn gia hạn các dịch vụ cộng thêm này mà chỉ muốn duy trì dịch vụ chính thì bạn phải đáp ứng những yêu cầu sau:
Nếu tài nguyên của bạn đang sử dụng vượt quá hạn mức của gói dịch vụ Email chính thì bạn có những đặc quyền sau:
Vì vậy, bạn hãy cân nhắc việc gia hạn các gói dịch vụ cộng thêm khi tài nguyên của bạn đang sử dụng vượt quá hạn mức so với gói dịch vụ chính để tránh làm gián đoạn công việc của bạn.
22. CHÍNH SÁCH HỖ TRỢ CHẶN THƯ RÁC