Bạn có bao giờ tự hỏi làm sao để nhân viên biết ngay khách hàng là ai trước khi nhấc máy? Tích hợp API tổng đài ảo với hệ thống CRM/ERP chính là "chìa khóa". Giải pháp này không chỉ tự động hóa dữ liệu cuộc gọi theo thời gian thực mà còn giúp doanh nghiệp tư vấn chuyên nghiệp, chốt đơn dễ dàng hơn bao giờ hết.

API Tổng Đài Ảo Là Gì?

API Tổng Đài Ảo là bộ giao diện lập trình cho phép hệ thống CRM, ERP hoặc phần mềm nội bộ giao tiếp trực tiếp với tổng đài. Thông qua API và Webhook, dữ liệu cuộc gọi được đồng bộ tự động theo thời gian thực giữa tổng đài và hệ thống quản lý của doanh nghiệp.

Nhờ đó, mọi thông tin liên quan đến khách hàng và cuộc gọi đều được lưu trữ tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, phân tích và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Lợi Ích Khi Tích Hợp API Tổng Đài Ảo Với CRM, ERP

1. Đồng Bộ Lịch Sử Cuộc Gọi Tự Động

Sau khi tích hợp API Tổng Đài Ảo, hệ thống CRM hoặc ERP có thể hiển thị đầy đủ thông tin cuộc gọi như:

• Cuộc gọi vào (Inbound)

• Cuộc gọi ra (Outbound)

• Thời gian gọi

• Thời lượng cuộc gọi

• Nhân viên thực hiện cuộc gọi

• Trạng thái cuộc gọi

Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc của từng nhân viên mà không cần đăng nhập vào nhiều hệ thống khác nhau.

2. Nghe Lại File Ghi Âm Ngay Trên CRM

Một trong những lợi ích nổi bật của API Tổng Đài Ảo là cho phép đồng bộ đường dẫn ghi âm cuộc gọi về CRM hoặc ERP.

Nhân viên quản lý có thể:

• Nghe lại nội dung tư vấn khách hàng

• Đánh giá chất lượng chăm sóc khách hàng

• Kiểm tra khiếu nại hoặc tranh chấp

• Đào tạo nhân viên hiệu quả hơn

Việc tập trung toàn bộ dữ liệu trên một hệ thống giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian quản lý.

3. Click To Call Từ CRM Hoặc ERP

Khi nhân viên nhìn thấy số điện thoại khách hàng trên CRM hoặc ERP, chỉ cần nhấn vào số điện thoại.

Hệ thống sẽ:

• Gửi lệnh đến tổng đài

• Điện thoại IP Phone hoặc Softphone tự động quay số

• Kết nối cuộc gọi ngay lập tức

Tính năng này giúp:

• Tiết kiệm thời gian thao tác

• Hạn chế nhập sai số điện thoại

• Tăng tốc độ chăm sóc khách hàng

• Nâng cao hiệu quả telesales

Đây là tính năng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi triển khai API Tổng Đài Ảo.

4. Popup Thông Tin Khách Hàng Khi Có Cuộc Gọi Đến

Khi khách hàng gọi vào hotline, CRM sẽ tự động hiển thị cửa sổ popup chứa:

• Tên khách hàng

• Số điện thoại

• Địa chỉ

• Ngày liên hệ trước đó

• Dịch vụ đã sử dụng

• Ghi chú chăm sóc khách hàng

Nhân viên có thể biết ngay khách hàng là ai trước khi bắt máy, từ đó tư vấn nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

Tính năng này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng đáng kể.

Webhook Tổng Đài Ảo Hoạt Động Như Thế Nào?

Ngoài API, hệ thống còn hỗ trợ Webhook để gửi dữ liệu cuộc gọi về CRM theo thời gian thực.

Webhook cho phép CRM nhận thông tin ngay khi:

• Có cuộc gọi đang đổ chuông

• Cuộc gọi kết thúc

• Có ghi âm cuộc gọi

• Thay đổi trạng thái cuộc gọi

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xây dựng các quy trình tự động hóa mạnh mẽ.

Webhook Khi Có Cuộc Gọi Đang Đổ Chuông

Địa chỉ nhận dữ liệu CRM (Webhook URL)

https://{domain_crm}/api/pavietnam/callcenter

Phương thức

POST

Dữ liệu gửi qua

{

"action": "note_call",

"phone": "0909123456",

"extension": 101,

"secret": "{token}"

}

Ý nghĩa dữ liệu

CRM có thể sử dụng dữ liệu này để hiển thị Popup khách hàng ngay khi điện thoại đổ chuông.

Webhook Khi Cuộc Gọi Kết Thúc

Địa chỉ nhận dữ liệu CRM (Webhook URL)

https://{domain_crm}/api/pavietnam/callcenter

Phương thức

POST

Dữ liệu gửi qua

{

"action": "hangup_call",

"phone": "0909123456",

"extension": 101,

"uuid": "2c532bcece1187e677fc35906743",

"type": "inbound",

"time": "2022-06-10 08:08:10",

"duration": "18",

"status": "answered",

"recording": "https://crm.pavietnam.vn/api/recording.php?file=0938134671.wav",

"secret": "{token}"

}

Các trường dữ liệu quan trọng

Thông tin này giúp CRM lưu lịch sử cuộc gọi, báo cáo nhân viên và truy xuất ghi âm dễ dàng.

Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Triển Khai API Tổng Đài Ảo Ngay Hôm Nay?

Việc triển khai API Tổng Đài Ảo không chỉ giúp đồng bộ dữ liệu cuộc gọi mà còn mang lại nhiều lợi ích:

• Tăng năng suất nhân viên chăm sóc khách hàng.

• Quản lý lịch sử cuộc gọi tập trung.

• Theo dõi hiệu suất telesales chính xác.

• Hiển thị thông tin khách hàng ngay khi gọi đến.

• Hỗ trợ Click To Call nhanh chóng.

• Đồng bộ ghi âm cuộc gọi tự động.

• Dễ dàng tích hợp CRM, ERP hoặc phần mềm nội bộ.

Nếu doanh nghiệp đang muốn xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, giảm thất thoát dữ liệu và nâng cao tỷ lệ chốt đơn, đây là thời điểm phù hợp để triển khai giải pháp tổng đài kết hợp CRM thông qua API và Webhook.

🎁 Liên hệ ngay được tư vấn giải pháp tổng đài ảo phù hợp nhất cho doanh nghiệp và nhận ngay ưu đãi đặc biệt tại P.A Việt Nam:

• Tặng 6 tháng sử dụng khi đăng ký gói tổng đài 1 năm.

• Tặng 12 tháng sử dụng khi đăng ký gói tổng đài 2 năm.

• Tặng ghi âm lời chào IVR trị giá 250.000 VNĐ.

• Tặng phí khởi tạo & cấu hình tổng đài trị giá 500.000 VNĐ.

Vui lòng tham khảo chi tiết và các chương trình khuyến mãi tổng đài mới nhất tại liên kết sau: khuyến mãi Tổng Đài Ảo
Tham khảo thêm về bài viết hướng dẫn hệ thống tổng đài Tại đây

FAQ - Câu Hỏi Thường Gặp

1. API Tổng Đài Ảo có thể kết nối với CRM nào?

API có thể tích hợp với hầu hết các hệ thống CRM như Bitrix24, Getfly CRM hoặc CRM tự phát triển.

2. Có thể lưu lịch sử cuộc gọi vào ERP không?

Có. ERP có thể nhận dữ liệu cuộc gọi, thời lượng, trạng thái và thông tin khách hàng thông qua API hoặc Webhook.

3. CRM có nghe lại được file ghi âm cuộc gọi không?

Có. Hệ thống sẽ đồng bộ đường dẫn file ghi âm để người dùng nghe trực tiếp trên CRM.

4. Click To Call hoạt động như thế nào?

Người dùng chỉ cần nhấn vào số điện thoại trên CRM, tổng đài sẽ tự động điều khiển IP Phone hoặc Softphone thực hiện cuộc gọi.

5. Webhook gửi dữ liệu theo thời gian thực hay không?

Có. Webhook được gửi ngay khi có cuộc gọi đổ chuông hoặc khi cuộc gọi kết thúc để CRM xử lý tức thời.