Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc sở hữu một hệ thống email chuyên nghiệp là điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Một gói email doanh nghiệp không chỉ cung cấp phương tiện liên lạc tin cậy mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp cho khách hàng, đối tác. Tuy nhiên, việc lựa chọn gói email doanh nghiệp phù hợp không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt khi có rất nhiều dịch vụ với tính năng và mức giá khác nhau trên thị trường.
Dưới đây là các tiêu chí quan trọng mà bạn cần xem xét kỹ lưỡng khi chọn mua gói email doanh nghiệp.
Các tiêu chí quan trọng khi chọn mua gói Email doanh nghiệp
1. Bảo mật và tính riêng tư
Khi trao đổi thông tin qua email, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nguy cơ bị rò rỉ dữ liệu hoặc bị tấn công. Do đó, bảo mật là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu cần xem xét khi lựa chọn gói email doanh nghiệp.
Các nhà cung cấp dịch vụ email uy tín thường cung cấp các tính năng bảo mật như:
- Mã hóa dữ liệu: Đảm bảo rằng tất cả email gửi đi và nhận về đều được mã hóa, bảo vệ nội dung khỏi các cuộc tấn công.
- Chứng chỉ SSL: Cung cấp chứng chỉ SSL/TLS cho việc bảo mật quá trình truyền tải email.
- Xác thực hai yếu tố (2FA): Tăng cường bảo mật bằng cách yêu cầu người dùng xác thực danh tính qua hai yếu tố, ngoài mật khẩu.
- Chính sách lưu trữ và sao lưu: Dữ liệu email của doanh nghiệp cần được lưu trữ và sao lưu một cách an toàn, bảo vệ trước các cuộc tấn công hoặc sự cố không mong muốn.
Hãy đảm bảo rằng gói email bạn chọn có các tiêu chuẩn bảo mật cao và chính sách bảo vệ dữ liệu rõ ràng.
2. Dung lượng lưu trữ
Khi doanh nghiệp phát triển, lượng email gửi đi và nhận về sẽ ngày càng tăng. Việc có dung lượng lưu trữ đủ lớn giúp doanh nghiệp tránh tình trạng email bị đầy hoặc phải thường xuyên xóa bớt email cũ.
- Dung lượng lưu trữ tối thiểu: Đối với một doanh nghiệp nhỏ, dung lượng lưu trữ khoảng 5GB/người dùng có thể là đủ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lớn hơn và có nhu cầu lưu trữ nhiều dữ liệu, dung lượng từ 50GB trở lên là cần thiết.
- Khả năng mở rộng: Một số nhà cung cấp dịch vụ email cho phép doanh nghiệp nâng cấp dung lượng khi cần thiết mà không cần phải thay đổi gói dịch vụ.
3. Khả năng tương thích và tích hợp
Khả năng tích hợp của hệ thống email với các phần mềm và ứng dụng khác là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Tích hợp với công cụ quản lý dự án: Một số gói email doanh nghiệp tích hợp với các ứng dụng quản lý dự án như Asana, Trello, hoặc các nền tảng CRM như Salesforce, HubSpot, giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn.
- Khả năng đồng bộ hóa đa thiết bị: Với doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên làm việc từ xa hoặc di chuyển nhiều, việc hệ thống email có thể đồng bộ hóa với nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) là điều rất quan trọng.
4. Tính năng quản lý và tùy biến
Một gói email doanh nghiệp tốt cần cung cấp các tính năng quản lý mạnh mẽ, giúp quản trị viên dễ dàng quản lý người dùng và tài khoản.
- Quản lý người dùng: Khả năng thêm, xóa, hoặc thay đổi quyền của người dùng là điều cần thiết để kiểm soát hệ thống email doanh nghiệp.
- Tùy chỉnh tên miền: Sử dụng email theo tên miền riêng giúp tăng tính chuyên nghiệp và đồng nhất trong giao tiếp.
- Bộ lọc và chính sách: Gói email doanh nghiệp nên có các bộ lọc spam, quản lý email không mong muốn và chính sách phân quyền chặt chẽ để bảo vệ hệ thống email.
5. Hỗ trợ kỹ thuật
Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể gặp phải các sự cố liên quan đến hệ thống email. Do đó, chất lượng hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp là một yếu tố rất quan trọng khi lựa chọn gói email doanh nghiệp.
- Hỗ trợ 24/7: Các nhà cung cấp dịch vụ email chuyên nghiệp thường cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 qua nhiều kênh như email, chat trực tuyến, điện thoại.
- Thời gian phản hồi nhanh chóng: Đối với các sự cố nghiêm trọng như email không gửi được, dịch vụ gián đoạn, doanh nghiệp cần được hỗ trợ kịp thời để đảm bảo công việc không bị ảnh hưởng.
- Hỗ trợ ngôn ngữ: Với doanh nghiệp Việt Nam, hãy ưu tiên chọn nhà cung cấp hỗ trợ tiếng Việt để dễ dàng giao tiếp và giải quyết các vấn đề nhanh chóng.
6. Tốc độ gửi và nhận email
Tốc độ gửi nhận email là một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét. Tốc độ gửi nhận email nhanh giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả giao tiếp, đảm bảo thông tin được truyền tải kịp thời và chính xác.
- Email gửi đi không bị chặn: Một số hệ thống email miễn phí hoặc chất lượng thấp có nguy cơ bị chặn khi gửi email hàng loạt. Do đó, doanh nghiệp nên chọn gói email doanh nghiệp có khả năng vượt qua các bộ lọc chống spam mà vẫn giữ được chất lượng gửi thư.
- Độ tin cậy của hệ thống: Tìm hiểu về khả năng uptime (thời gian hoạt động liên tục) của nhà cung cấp. Một nhà cung cấp tốt sẽ có hệ thống hoạt động ổn định với uptime cao, tối thiểu là 99,9%.
7. Chi phí và tính năng đi kèm
Mặc dù chi phí không phải là yếu tố duy nhất, nhưng đây là một tiêu chí không thể bỏ qua khi lựa chọn gói email doanh nghiệp. Hãy đánh giá kỹ lưỡng chi phí của từng gói dịch vụ so với các tính năng và lợi ích mà chúng mang lại.
- Gói miễn phí và trả phí: Một số nhà cung cấp có các gói miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ, tuy nhiên các gói này thường bị giới hạn tính năng. Các gói trả phí sẽ cung cấp dung lượng lớn hơn, tính năng bảo mật cao hơn, và hỗ trợ tốt hơn.
- Ưu đãi và khuyến mãi: Nhiều nhà cung cấp có các chương trình ưu đãi dành cho doanh nghiệp mới, vì vậy hãy tìm hiểu kỹ trước khi đưa ra quyết định.
Kết luận
Việc lựa chọn gói email doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và bảo mật trong quá trình giao tiếp. Khi xem xét các tiêu chí như bảo mật, dung lượng, khả năng tích hợp, hỗ trợ kỹ thuật và chi phí, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tìm được gói email doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của mình. Hãy lựa chọn một nhà cung cấp uy tín để đảm bảo hệ thống email của bạn hoạt động ổn định và hiệu quả nhất.
P.A Việt Nam – Nhà cung cấp Email Server dành cho Doanh Nghiệp hàng đầu Việt Nam
Tham khảo các ưu đãi: tại đây
Tham khảo các bài viết về Email Server khác tại https://kb.pavietnam.vn/category/email-server
Chat với sales