Các bước triển khai hệ thống Mail Server cho doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên số, Email đóng vai trò thiết yếu trong giao tiếp và xây dựng thương hiệu. Tuy nhiên, việc sử dụng dịch vụ Email miễn phí tiềm ẩn nhiều rủi ro như mất dữ liệu, gián đoạn hoạt động, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Do đó, triển khai hệ thống Mail Server là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp:

- Sở hữu Email chuyên nghiệp: Địa chỉ Email mang thương hiệu, thể hiện đẳng cấp và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
- Bảo mật tối ưu: Hệ thống Email Server được bảo mật tiên tiến, chống virus, spam, tấn công mạng hiệu quả, bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
- Quản lý linh hoạt: Tự do tạo lập, quản lý tài khoản Email, phân quyền truy cập, theo dõi hiệu quả hoạt động Email Marketing.
- Mở rộng không giới hạn: Triển khai hệ thống mail server cho phép mở rộng dung lượng lưu trữ, số lượng tài khoản Email theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
- Tiết kiệm chi phí: Triển khai một lần, sử dụng lâu dài, tiết kiệm chi phí so với sử dụng dịch vụ Email miễn phí.

Các bước triển khai hệ thống mail server

1. Đăng ký tên miền sử dụng Email

Đầu tiên, bạn cần sở hữu một tên miền cho doanh nghiệp của mình. Đây là phần sau dấu “@” trong địa chỉ email. Ví dụ: company.com. Khi lựa chọn tên miền, bạn nên chọn những tên miền gắn với thương hiệu công ty hoặc lĩnh vực kinh doanh đặc trưng của mình. Vì khi nhận thư, khách hàng sẽ dễ nhận diện được bạn là ai, công ty bạn là gì và bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực nào. Điều này sẽ giúp việc triển khai hệ thống mail server với tên miền riêng phát huy được hiệu quả tốt nhất.

Nếu bạn đã có sẵn tên miền có thể bỏ qua bước này, nếu chưa có tên miền bạn cần thực hiện đăng ký tên miền

Bạn truy cập địa chỉ: https://www.pavietnam.vn/vn/dang-ky-ten-mien.html

Nhập tên miền bạn cần đăng ký và chọn KIỂM TRA

Nếu tên miền bạn chọn chưa có ai đăng ký, hệ thống sẽ thông báo bạn có thể mua tên miền này, bạn chọn icon hình “giỏ hàng” để thêm tên miền vào giỏ hàng.

Bạn có thể chọn thêm các dịch vụ phụ khác được liệt kê và chọn Thêm vào giỏ hàng

Bạn chọn icon phía trên cùng bên phải để vào giỏ hàng

Bạn chọn TIẾP TỤC THANH TOÁN

Nếu bạn là khách hàng cũ, có thể đăng nhập bằng tài khoản của mình, nếu bạn là khách hàng mới hãy nhập email mà bạn đang sử dụng vào và chọn Tiếp tục 

Bạn cần nhập thông tin chủ thể và chọn Tiếp tục

Bạn có thể chọn hình thức thanh toán phù hợp và thực hiện theo hướng dẫn, sau khi thực hiện xong bạn chọn HOÀN TẤT

Bạn hãy upload ủy nhiệm chi lên hệ thống, thông tin chi tiết đơn hàng sẽ gửi về Email bạn đã đăng ký trước đó.

Sau khi đăng ký hoàn tất, hệ thống sẽ gửi thông tin quản lý tên miền, tài khoản khách hàng P.A Việt Nam, và các thông tin hướng dẫn khác đến Email của bạn.

2. Đăng ký dịch vụ Email Server:

Sau khi có tên miền, bạn cần đăng ký một dịch vụ Email Server phù hợp. Các yếu tố cần xem xét bao gồm số lượng tài khoản email cần thiết, dung lượng lưu trữ, tính năng bảo mật, và hỗ trợ kỹ thuật.

Là nhà cung cấp dịch vụ Email Server dành cho doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam, P.A Việt Nam đã triển khai hệ thống mail server cho hàng trăm ngàn khách hàng với nhiều nhu cầu khác nhau, chúng tôi mang đến nhiều gói dịch vụ email với nhiều tính năng tích hợp cùng đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7. Để đăng ký dịch vụ, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập trang đăng ký dịch vụ: https://www.pavietnam.vn/vn/email-server.html

Bước 2: Chọn gói dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Bước 3: nhập tên miền sẽ sử dụng email (tên miền bạn đã đăng ký tại bước trước đó)

Bước 4: Vào Giỏ hàng và tiến hành thanh toán

Tạo email với tên miền riêng cho doanh nghiệp

Sau khi đã đăng ký dịch vụ thành công, bạn sẽ nhận được thông tin quản lý dịch vụ email server và hướng dẫn cấu hình tên miền thông qua địa chỉ email bạn cung cấp khi đăng ký, bạn hãy cấu hình các record tên miền theo như thông tin P.A Việt Nam cung cấp, sau đó bạn tiến hành các bước sau để tạo tài khoản email trên trang quản trị để sử dụng dịch vụ:

Bước 1: Truy cập vào trang quản trị email

Sử dụng thông tin quản trị bạn nhận được và truy cập, đăng nhập vào hệ thống. Trang quản trị thường có dạng như sau:

https://mailXX.maychuemail.com:1000

Sau khi đăng nhập thành công vào trang Dashboard, bạn chọn mục Add > User để bắt đầu tạo email mới

Bước 2: Tạo email mới

Bạn nhập vào các thông tin cần thiết để tạo email

+ Mail Address: tên địa chỉ email bạn muốn tạo (không bao gồm tên miền)

+ New password: mật khẩu của email

+ Confirm new password: nhập lại mật khẩu của email

(Hệ thống có gợi ý mật khẩu có độ phức tạp phía bên phải, nếu bạn muốn sử dụng mật khẩu này chọn mục Use this password để hệ thống tạo theo mật khẩu này, bạn cần lưu mật khẩu ra ngoài để sử dụng)

+ Display Name: tên hiển thị của email

+ Mailbox Quota: dung lượng lưu trữ của email

Chọn Add để hoàn tất việc tạo email mới

Bạn sẽ nhận được thông báo tạo email thành công, nếu muốn tạo thêm email bạn chọn mục Add one more? và thực hiện lại các bước tương tự.

3. Cấu hình tên miền

Sau khi bạn đã tạo đầy đủ danh sách email cho tất cả nhân viên, bạn truy cập vào trang quản lý DNS của tên miền để cấu hình  trỏ MX về server mail, cũng như cấu hình một số record khác như spf, dkim, … Các thông tin này bạn sẽ nhận được qua email sau khi đăng ký dịch vụ Email Server thành công.

Truy cập và đăng nhập vào trang quản lý tên miền tại: https://access.dotvndns.vn/

Sau đó bạn cấu hình các bản ghi được cung cấp bao gồm MX, spf, dkim, dmarc, ví dụ như bên dưới

Bạn sẽ sử dụng một công cụ khác để kiểm tra xem cấu hình tên miền đã cập nhật chưa, truy cập địa chỉ https://mxtoolbox.com/

Nhập tên miền của bạn và chọn MX Lookup

Kết quả trả về cho thấy cấu hình tên miền đã được cập nhật và đồng bộ dns, bây giờ bạn đã có thể gửi/nhận email theo tên miền riêng của mình. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn dễ dàng triển khai hệ thống mail server cho doanh nghiệp, tổ chức của mình.

P.A Việt Nam – Nhà cung cấp giải pháp Email Doanh Nghiệp hàng đầu Việt Nam

P.A Việt Nam là một trong các đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp Email doanh nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp. Hệ thống Email Server của P.A Việt Nam được xây dựng với các biện pháp bảo mật hàng đầu, đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Đặc biệt, các gói Email Server tại P.A Việt Nam có sự đa dạng đáp ứng nhu cầu cho các doanh nghiệp mọi quy mô:

Private Email

Email Server Pro

Tham khảo các ưu đãi tại đây

Tham khảo các bài viết hữu ích về Email Server khác tại đây