Dịch vụ Mail Server - Bí quyết bảo mật thông tin hiệu quả

Dịch vụ mail server là một trong những giải pháp quan trọng đảm bảo hoạt động trực tuyến hiệu quả cho doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp có thể trao đổi, giao dịch với đối tác, khách hàng một cách nhanh chóng. Ngoài ra đây cũng là một kênh giao tiếp thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Trong thời đại này, dịch vụ mail server hay còn gọi là email server đang ngày càng khẳng định được tính phổ biến và sự quan trọng của mình trong các hoạt động giao dịch của các tổ chức, cá nhân.

Chính vì vậy, tính bảo mật hệ thống của dịch vụ mail server luôn là vấn đề cấp thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần lưu tâm. Để đảm bảo các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được an toàn, P.A Việt Nam xin chia sẻ một số cách để bảo mật cho hệ thống Email Doanh Nghiệp tốt nhất

Dịch vụ mail server giúp kiểm soát truy cập

Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn chỉ sử dụng đúng các tính năng được phép, không nên cấp nhiều quyền cho họ trong khi không có nhu cầu sử dụng, việc này sẽ là một kẽ hở để kẻ xấu lợi dụng. Ví dụ nếu nhân viên của bạn chỉ sử dụng giao thức POP3 và công ty của bạn không có chính sách cho phép chuyển tiếp mail đến email cá nhân. Hãy tắt truy cập Web Mail, giao thức IMAP, tắt tính năng chuyển tiếp Email hoặc cũng có thể giới hạn truy cập từ 1 địa chỉ IP cố định sẽ an toàn hơn.

Luôn truy cập giao thức SSL khi sử dụng dịch vụ mail server

Trang bị chứng chỉ bảo mật SSL cho riêng tên miền công ty của bạn hoặc sử dụng sẵn chứng chỉ SSL mặc định của nhà cung cấp khi sử dụng dịch vụ mail server sẽ giúp mã hóa kết nối, hạn chế kẻ gian đánh cắp mật khẩu hoặc dò được các thông tin quan trọng khác. Có thể bắt buộc nhân viên phải cấu hình theo các giao thức SSL (https, smtps, pops, imaps) thì mới sử dụng được. Bên cạnh đó bạn cũng cần cấu hình đầy đủ các bản ghi SPF, DKIM, DMARC … để tăng cường độ tin cậy khi gửi/nhận mail.

Mã hóa mail server quan trọng - Dịch vụ mail server

Nếu bạn gửi mail mà không có mã hóa, nó có thể bị tin tặc chặn và đọc, thiệt hại to lớn khi bị tấn công mail, tấn công hệ thống mạng là không hề nhỏ, nó có thể làm cho doanh nghiệp bạn biến mất vĩnh viễn. Vì thế, đầu tư cho một hệ thống bảo mật chuyên nghiệp là cần thiết và không hề dư thừa. Sử dụng chữ ký số cho dịch vụ mail server trong các giao dịch quan trọng liên quan tới tiền bạc và các thông tin quan trọng.

Quý khách và đối tác cùng sử dụng chữ ký số riêng của mình để đảm bảo email nhận được chắc chắn là đúng người gửi. Ngoài ra đối với các hoạt động liên quan đến quan đến chuyển khoản thông qua ngân hàng, thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng, … nên kết hợp xác nhận thêm với phía đối tác thông qua 1 kênh khác song song như chat, tin nhắn, gọi điện thoại vào số cố định hoặc bằng văn bản.

Kiểm soát nội dung an toàn khi gửi/nhận qua dịch vụ mail server

Nhờ sự giúp đỡ từ phần mềm bảo vệ mail doanh nghiệp, mail gửi/nhận sẽ được quét toàn diện để đảm bảo an toàn trước khi chuyển đến khách hàng đối tác. Bên cạnh đó, còn bảo vệ cho Mail khỏi các mối đe dọa như nhận thư rác, lừa đảo, giả mạo, lây lan virus trong nội bộ. Bằng cách lọc chính xác tất cả thư rác, virus và tệp đính kèm độc hại có thể gửi khỏi mạng của bạn. Giúp đảm bảo uy tín IP luôn được đánh giá cao và tránh các vấn đề, hao tổn chi phí và phiền toái khi bị liệt vào Blacklist. Ngoài ra, các ứng dụng này còn tích hợp thêm dịch vụ bổ sung nâng cao trải nghiệm người dùng như báo cáo, quản lý và tự động hóa đồng bộ dữ liệu.

Xác thực 2 lớp (Two Factor Authentication)

Xác thực 2 lớp hay còn được viết tắt là 2FA (Two-factor authentication) bổ sung một bước khi đăng nhập. Nếu không có 2FA, việc đăng nhập của bạn chỉ đơn thuần là nhập Username và Password – thứ duy nhất bảo mật cho tài khoản của bạn. Do đó việc kết hợp thêm một lớp bảo vệ nữa (1 mã ngẫu nhiên từ phần mềm Google Authenticator đã cài đặt trước đó) về lí thuyết sẽ làm cho tài khoản của bạn trở nên an toàn hơn khi dùng dịch vụ mail server.

Backup dữ liệu

Mất mát dữ liệu luôn là điều không ai mong muốn và sự cố là điều luôn có khả năng xảy ra (virus, xóa nhầm, hư hỏng phần cứng, mất cắp, sự cố bất khả kháng …). Hiểu được điều này bạn sẽ chủ động trong việc sao lưu dữ liệu quan trọng của mình để có thể khôi phục lại ngay khi cần thiết. Vì vậy bạn nên yêu cầu người dùng chủ động backup lại dữ liệu thường xuyên tại máy trạm. Có thể đăng ký thêm các dịch vụ Email Backup để backup thêm 1 lớp từ phía server. Điều này, sẽ đảm bảo an toàn và có nhiều sự lựa chọn hơn khi cần thực hiện khôi phục dữ liệu.

Quy định  bảo mật cho nhân viên và nâng cao nhận thức bảo mật email cho người dùng dịch vụ mail server

Thiết lập các quy tắc bảo mật cho nhân viên trong công ty khi dùng dịch vụ mail server
- Đổi password định kỳ, giới hạn chỉ cho phép gửi một số loại tập tin đính kèm cho trước
- Không mở các mail lạ có nội dung không liên quan đến công việc và đặc biệt là các file đính kèm từ những người lạ
- Không được tải và cài đặt các phần mềm không tin cậy lên máy tính, thiết bị sử dụng email v.v…
- Cảnh báo người dùng email không cung cấp bất kỳ thông tin cá nhân (về OTP xác minh, mật khẩu truy cập) dưới bất kỳ hình thức nào.
-  Luôn cẩn thận khi nhấp vào liên kết hoặc tệp đính kèm trên mail không rõ nguồn gốc.
-  Không bao giờ đăng nhập, sử dụng và ghi nhớ mật khẩu trên các thiết bị công cộng khác.
-  Không cung cấp hoặc đăng nhập mật khẩu vào bất kỳ đường link nào trong Email, các thông báo từ hệ thống hoặc nhà cung cấp dịch vụ không bao giờ yêu cầu người dùng thực hiện việc này.
-  Sử dụng hệ điều hành, chương trình anti-virus và các phần mềm gửi nhận mail có bản quyền và tải từ các trang chính thức.
Để biết thêm về dịch vụ Mail Server hay Email Server, bạn có thể tham khảo các nhà cung cấp uy tín hiện nay. P.A Việt Nam tự hào là nhà cung cấp các giải pháp số hàng đầu với chi phí hợp lý và có đội ngũ kỹ thuật chuyên môn cao. Chúng tôi sẵn sàng cung cấp cho bạn dịch vụ Mail server giúp bạn vận hành doanh nghiệp thật tốt. Xem chi tiết tại đây