Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi thuê tổng đài ảo lần đầu?

Bạn đang tìm hiểu để thuê tổng đài ảo lần đầu cho doanh nghiệp? Bạn băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu, cần chuẩn bị gì, và liệu chi phí có hợp lý không? Đừng lo! Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước một cách đơn giản, dễ hiểu mà không cần giỏi kỹ thuật.

1. Tổng đài ảo là gì? So với tổng đài analog thì khác biệt ra sao?

Tổng đài ảo (Virtual PBX)

Là hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động trên nền tảng internet (VoIP), không cần phần cứng cồng kềnh, dễ dàng quản lý qua giao diện web hoặc app điện thoại.

Đội kỹ thuật đang hỗ trợ doanh nghiệp triển khai tổng đài ảo trong ngày đầu sử dụng.

Tổng đài analog

Phụ thuộc vào thiết bị vật lý như tổng đài nội bộ, điện thoại bàn, dây kết nối... Đầu tư ban đầu cao, bảo trì phức tạp.

2. Khi thuê tổng đài ảo lần đầu, bạn cần chuẩn bị những gì?

Hiểu nhu cầu doanh nghiệp của bạn

- Bao nhiêu nhân viên cần gọi/nhận cuộc gọi?

- Có cần tính năng như: ghi âm, lời chào, gọi ra từ số tổng đài không?

- Có cần tích hợp CRM, Zalo OA doanh nghiệp?

Chọn nhà cung cấp uy tín

- Có hỗ trợ kỹ thuật nhanh, tận tình?

- Giao diện dễ dùng, phù hợp người không chuyên?

- Giá cả rõ ràng, không phát sinh phí ẩn?

Mẹo hay: Khi thuê tổng đài ảo, hãy ưu tiên nhà cung cấp có hỗ trợ cài đặt miễn phí để bạn an tâm trước khi “xuống tiền”.

Kiểm tra đường truyền internet

Tổng đài ảo dùng VoIP nên cần internet ổn định. Nếu dùng Wi-Fi yếu hoặc chập chờn, hãy cân nhắc nâng cấp băng thông để đảm bảo chất lượng cuộc gọi.

Phân công người phụ trách

Nên có một nhân viên phụ trách phối hợp với bên cung cấp để test tính năng, nhận bàn giao tài khoản, và hướng dẫn nội bộ nhân viên sử dụng.

3. Khi nào nên thuê tổng đài ảo?

- Bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, không muốn đầu tư hệ thống cồng kềnh.

- Bạn cần gọi ra bằng số hotline để tăng độ tin cậy với khách hàng.

- Bạn muốn chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và theo dõi lịch sử liên hệ dễ dàng.

- Bạn đang mở rộng chi nhánh, tuyển nhân viên từ xa và cần tổng đài linh hoạt.

Giao diện thống kê nhanh tổng đài ảo.

4. Gợi ý nhỏ nhưng khi thuê tổng đài ảo lần đầu

Khi thuê tổng đài ảo, đừng quên hỏi rõ về:

- Thời gian hỗ trợ kỹ thuật (có 24/7 không?)

- Có báo cáo thống kê dễ hiểu không?

- Có giới hạn số phút gọi/tháng không?

Thuê tổng đài ảo không khó nếu bạn biết bắt đầu từ đâu

Dù là doanh nghiệp mới thành lập hay đã có kinh nghiệm, việc thuê tổng đài ảo lần đầu vẫn luôn cần một kế hoạch rõ ràng và lựa chọn đúng đối tác. Tổng đài ảo không chỉ giúp bạn chuyên nghiệp hóa khâu chăm sóc khách hàng, mà còn tối ưu chi phí và tăng trưởng bền vững.

Sẵn sàng nâng cấp hệ thống liên lạc cho doanh nghiệp?

Click ngay để nhận tư vấn miễn phí và nhận ưu đãi dành riêng cho khách hàng lần đầu thuê tổng đài ảo! Liên hệ ngay để nhận ưu đãi siêu hấp dẫn và bắt đầu tối ưu kênh giao tiếp quan trọng này cùng P.A Việt Nam!

🎁 Ưu đãi đặc biệt chỉ có tại P.A Việt Nam:

- Tặng 6 tháng sử dụng khi đăng ký gói tổng đài 1 năm.

- Tặng 12 tháng sử dụng khi đăng ký gói tổng đài 2 năm.

- Tặng ghi âm lời chào IVR trị giá 250.000 VNĐ.

- Tặng phí khởi tạo & cấu hình tổng đài trị giá 500.000 VNĐ.

Vui lòng tham khảo chi tiết và các chương trình khuyến mãi tổng đài mới nhất tại liên kết sau: khuyến mãi Tổng Đài Ảo

Tham khảo thêm về bài viết hướng dẫn hệ thống tổng đài Tại đây