Hướng dẫn các bước chuyển đổi sang dịch vụ Tổng Đài Ảo

Dịch vụ Tổng Đài Ảo đang ngày càng trở nên phổ biến bởi những lợi ích vượt trội mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa phân biệt được "Tổng Đài Truyền Thống" và "Dịch Vụ Tổng Đài Ảo" khác biệt như thế nào, dẫn đến còn e dè trong việc chuyển đổi từ tổng đài truyền thống sang dịch vụ Tổng Đài Ảo. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước thực hiện chuyển đổi hiệu quả, giúp bạn tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

1. Tổng Đài truyền thống (Analog) là gì?

Tổng Đài Truyền Thống, hay còn gọi là tổng đài analog, là hệ thống điện thoại cũ sử dụng công nghệ dây đồng và tín hiệu âm thanh để truyền dẫn cuộc gọi giữa các bên. Hệ thống này thường có cấu hình phức tạp, tốn kém chi phí lắp đặt, bảo trì và vận hành. Đây cũng là hình thức sử dụng tổng đài phổ biến trước khi công nghệ tổng đài ảo ra đời.

2. Dịch vụ Tổng Đài Ảo là gì?

Dịch vụ Tổng Đài Ảo là giải pháp tổng đài dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây (Cloud). Thay vì sử dụng hạ tầng tổng đài vật lý, doanh nghiệp sẽ sử dụng các tính năng tổng đài thông qua internet. Dịch vụ Tổng Đài Ảo mang đến nhiều lợi ích như:

- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư mua sắm, lắp đặt và bảo trì hạ tầng tổng đài.
- Dễ dàng mở rộng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng số lượng kênh gọi theo nhu cầu mà không cần đầu tư thêm thiết bị.
- Tính linh hoạt: Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ Tổng Đài Ảo ở bất kỳ đâu có kết nối internet.
- Nhiều tính năng thông minh: Dịch vụ Tổng Đài Ảo cung cấp nhiều tính năng thông minh như: IVR, ghi âm cuộc gọi, báo cáo chi tiết cuộc gọi, ... giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

3. Số điện thoại analog là gì?

Số điện thoại analog là các số điện thoại truyền thống được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ viễn thông, liên kết với đường dây điện thoại analog và chỉ có thể sử dụng trên một thiết bị tại một thời điểm. Tuy nhiên, điều này dẫn đến tình trạng thường xuyên bị nghẽn, bận line và không đáp ứng được nhu cầu xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời.

4. Những lưu ý khi chuyển đổi số analog lên dịch vụ Tổng Đài Ảo:

- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ Tổng Đài Ảo uy tín, có hạ tầng ổn định và đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp.
- Chuyển đổi dữ liệu: Doanh nghiệp cần chuyển đổi dữ liệu khách hàng từ hệ thống tổng đài cũ sang hệ thống Tổng Đài Ảo.
- Cài đặt thiết bị: Doanh nghiệp cần cài đặt thiết bị đầu cuối (softphone) cho nhân viên để sử dụng dịch vụ Tổng Đài Ảo.
- Huấn luyện nhân viên: Doanh nghiệp cần huấn luyện nhân viên sử dụng các tính năng của dịch vụ Tổng Đài Ảo.

5. Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ Tổng Đài Ảo:

- Đảm bảo kết nối internet ổn định: Doanh nghiệp cần đảm bảo kết nối internet ổn định để sử dụng dịch vụ Tổng Đài Ảo hiệu quả.
- Cập nhật phần mềm thường xuyên: Doanh nghiệp cần cập nhật phần mềm dịch vụ Tổng Đài Ảo thường xuyên để đảm bảo an toàn và sử dụng các tính năng mới nhất.
- Bảo mật thông tin: Doanh nghiệp cần đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng khi sử dụng dịch vụ Tổng Đài Ảo.

Chuyển đổi sang dịch vụ Tổng Đài Ảo là một quyết định sáng suốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để thực hiện chuyển đổi hiệu quả.

-------------------------------------------------

Tham khảo thêm thông tin về Tổng Đài Ảo P.A Việt Nam Tại đây

Xem thêm các bài viết hướng dẫn về Tổng Đài Ảo Tại đây