Hướng dẫn cách đăng ký tổng đài ảo

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là một hệ thống điện thoại sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) để thực hiện và nhận các cuộc gọi thông qua mạng Internet. Tổng đài ảo có nhiều ưu điểm vượt trội so với tổng đài truyền thống, tổng đài analog như:

Chi phí thấp: Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư, lắp đặt, vận hành và bảo trì so với tổng đài truyền thống, tổng đài analog.

Linh hoạt: Tổng đài ảo có thể được triển khai nhanh chóng, dễ dàng mở rộng và thay đổi theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Tiện ích: Tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng tiện ích như: IVR lời chào tương tác phím, ghi âm cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, nhạc chờ, tích hợp CRM, ERP, Zalo OA... giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động.

Cách đăng ký tổng đài ảo

Để đăng ký tổng đài ảo, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo

Để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả, doanh nghiệp cần tìm kiếm những nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín, có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành và đặc biệt, cung cấp các tính năng, dịch vụ linh hoạt và phù hợp với nhu cầu cụ thể từng doanh nghiệp.

Trong số những nhà cung cấp hàng đầu, P.A Việt Nam nổi bật với vị thế là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tổng đài ảo tại Việt Nam. Với nền tảng công nghệ hiện đại và đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, P.A Việt Nam cam kết mang đến cho doanh nghiệp của bạn những giải pháp tổng đài ảo vượt trội, đồng thời đảm bảo sự ổn định và an toàn trong quá trình triển khai.

Tham khảo các gói tổng đài và các chương trình khuyến mãi mới nhất tại: https://www.tongdai30s.vn/bang-gia 

Bước 2: Lựa chọn gói dịch vụ tổng đài ảo phù hợp

Sau khi đã xác định nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, bước tiếp theo quan trọng là lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, bởi mỗi nhà cung cấp thường cung cấp nhiều gói dịch vụ với mức giá và tính năng đa dạng.Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ quy mô của mình và nhu cầu sử dụng tổng đài ảo. Sau đó, quá trình so sánh giữa các gói dịch vụ từ những nhà cung cấp khác nhau là quan trọng để đảm bảo hiệu quả tài chính và đồng thời đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Một số yếu tố cần xem xét bao gồm số lượng người dùng, tính năng đặc biệt, bảo mật, và hỗ trợ kỹ thuật.

Bước 3: Lựa chọn đầu số phù hợp cho tổng đài ảo

Một quyết định quan trọng trong quá trình triển khai tổng đài ảo là chọn đúng đầu số phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa đầu số hotline 1900/1800, đầu số cố định và đầu số di động, mỗi loại đầu số mang lại những ưu điểm riêng biệt.

1. Đầu số hotline 1900/1800:

Chuyên nghiệp và uy tín: Sử dụng đầu số Hotline 1900/1800 giúp doanh nghiệp truyền đạt sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tích cực với khách hàng. Đây thường là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp muốn xây dựng hình ảnh đẳng cấp và đáng tin cậy

Gắn kết với vị thế địa lý: Sử dụng đầu số cố định không chỉ truyền đạt sự chuyên nghiệp mà còn tạo ra ấn tượng về tính cố định, ổn định của doanh nghiệp. Đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp muốn kết nối với khách hàng trong một khu vực cụ thể.
Đầu số di động:

Cuộc gọi voice brandname: Kết hợp đầu số di động với brandname giúp hiển thị tên doanh nghiệp mỗi khi có cuộc gọi, tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng. Điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp muốn tạo cơ hội cho khách hàng liên hệ một cách thuận tiện và nhanh chóng.

Bước 4: Ký hợp đồng với nhà cung cấp

Khi đã hoàn tất quá trình lựa chọn nhà cung cấp, gói dịch vụ, và đầu số, bước quan trọng tiếp theo là ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo. Hợp đồng không chỉ là văn bản pháp lý quan trọng mà còn là cơ sở để đảm bảo sự hiểu rõ và đồng thuận giữa hai bên.

Trong quá trình ký hợp đồng, doanh nghiệp cần chú ý ghi rõ các thông tin quan trọng như:

Dịch vụ cung cấp: Mô tả chi tiết về các dịch vụ và tính năng đi kèm với gói mà doanh nghiệp đã chọn.

Giá cả: Xác định rõ giá cả của gói dịch vụ, cũng như các chi phí phát sinh nếu có, để tránh bất kỳ hiểu lầm nào về chi phí trong quá trình sử dụng.

Thời hạn sử dụng: Đặt rõ thời hạn sử dụng của dịch vụ, và điều khoản gia hạn nếu cần thiết.

Các điều khoản và điều kiện khác: Đảm bảo ghi chép các điều khoản và điều kiện quan trọng, bao gồm cả chính sách bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật.

Bước 5: Cài đặt tổng đài ảo

Sau quá trình ký hợp đồng, nhà cung cấp sẽ bắt đầu quá trình cài đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Quá trình này được thực hiện một cách đơn giản và nhanh chóng để đảm bảo sự thuận tiện cho khách hàng.

Một số lưu ý khi đăng ký tổng đài ảo:

- Kiểm tra tính tương thích: Trước khi bắt đầu cài đặt, doanh nghiệp nên kiểm tra tính tương thích của hệ thống tổng đài ảo với các thiết bị và phần mềm khác trong môi trường làm việc.

- Xác nhận thông tin: Đảm bảo rằng thông tin trong hợp đồng và các yêu cầu đặc biệt đã được xác nhận chính xác để tránh trục trặc trong quá trình cài đặt.

- Đào tạo nhân viên: Chuẩn bị một kế hoạch đào tạo nhân viên về việc sử dụng tổng đài ảo, giúp họ nhanh chóng thích nghi và tận dụng đầy đủ tính năng của hệ thống.

- Thử nghiệm và điều chỉnh: Trước khi đưa vào hoạt động chính thức, quá trình thử nghiệm và điều chỉnh sẽ giúp đảm bảo rằng tổng đài hoạt động ổn định và đáp ứng đúng nhu cầu kinh doanh.

- Hỗ trợ kỹ thuật: Xác định rõ quy trình hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp, để có sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.

Qua bước này, doanh nghiệp sẽ chính thức có trong tay một hệ thống tổng đài ảo hoạt động, hỗ trợ mạnh mẽ cho việc tương tác và quản lý liên lạc khách hàng một cách hiệu quả.

Kết luận

Tổng đài ảo là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng. Doanh nghiệp nên cân nhắc đăng ký tổng đài ảo để tận hưởng những lợi ích mà nó mang lại.