Hướng dẫn tạo Gmail tên miền riêng cho doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc sở hữu một địa chỉ email với tên miền riêng không chỉ tăng tính chuyên nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp tạo dựng được thương hiệu mạnh mẽ hơn. Gmail tên miền riêng kết hợp giữa sự tiện lợi và tính năng mạnh mẽ của Gmail với sự chuyên nghiệp của tên miền doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo Gmail tên miền riêng cho doanh nghiệp của bạn.

1. Lợi ích khi tạo Gmail tên miền riêng

1.1 Tính chuyên nghiệp

Sử dụng email với tên miền riêng giúp tăng tính chuyên nghiệp và độ tin cậy cho doanh nghiệp khi giao tiếp với khách hàng và đối tác.

1.2 Dễ dàng quản lý

Gmail cung cấp giao diện quản lý đơn giản và dễ sử dụng, giúp bạn dễ dàng quản lý các tài khoản email của doanh nghiệp.

1.3 Tính năng mạnh mẽ

Gmail cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ như bộ lọc spam, lưu trữ đám mây với Google Drive, tích hợp lịch Google và nhiều công cụ khác giúp nâng cao hiệu suất làm việc.

2. Các bước tạo Gmail tên miền riêng

2.1 Đăng ký tên miền

Trước tiên, bạn cần phải đăng ký một tên miền riêng cho doanh nghiệp của mình. Bạn có thể đăng ký tên miền thông qua các nhà cung cấp tên miền uy tín như P.A Việt Nam.

2.2 Đăng ký Google Workspace

Bước 1: Đăng ký Google Workspace

Truy cập trang đăng ký Google Workspace: https://www.pavietnam.vn/vn/google-workspace.html

Chọn gói dịch vụ cần đăng ký, ví dụ gói Business Starter, click chọn ĐĂNG KÝ

Nhập tên miền đăng ký sử dụng Google Workspace, chọn TIẾP TỤC

Nhập vào số lượng người dùng (user) bạn muốn đăng ký, chọn thời gian đăng ký (tối thiểu 1 năm)

Chọn TIẾP TỤC THANH TOÁN để qua bước tiếp theo

Trường hợp bạn là khách hàng cũ, chọn ĐĂNG NHẬP

Trường hợp bạn là khách hàng mới, hãy nhập vào Email của bạn (Email này là Email chủ thể dịch vụ, sẽ nhận các thông tin liên quan dịch vụ, hỗ trợ từ P.A Việt Nam)

Chọn Tiếp tục

Bạn cần nhập một số thông tin chủ thể chi tiết, trường hợp bạn đăng ký dưới hình thức công ty, hãy chọn mục Tổ Chức

Chọn Tiếp tục

Bạn chọn hình thức thanh toàn phù hợp và thực hiện theo hướng dẫn để tiến hành thanh toán chi phí đăng ký dịch vụ, sau khi thực hiện xong, chọn HOÀN TẤT.

Bước 2: Kích hoạt dịch vụ Google Workspace

Sau khi bạn đăng ký dịch vụ Google Workspace tại P.A Vietnam, Google (workspace-noreply@google.com) sẽ gửi thông tin đến Email của bạn (theo Email chủ thể dịch vụ mà bạn đăng ký tại P.A Vietnam), sẽ có 2 mail với nội dung tương tự như sau:

Mail về thông tin kích hoạt về gói dịch vụ Google Workspace (trong bài viết này là gói Google Workspace Business Starter)

Và mail thông báo bạn đã đăng ký thành công dịch vụ Google Workspace, và những việc cần thực hiện cho tên miền của bạn.

Bạn cần click vào liên kết trong mail để tạo mật khẩu, bạn sẽ được dẫn đến trang Điều khoản dịch vụ của Google Workspace, click Đồng ý để tiếp tục

Nhập 2 lần mật khẩu giống nhau (hãy đặt mật khẩu có độ phức tạp, bao gồm chữ thường, chữ HOA, số và kí tự đặc biệt). Chọn Đổi mật khẩu

Tiếp tục chọn Chấp Nhận Các Điều Khoản Dịch Vụ

Bước 3: Xác Minh Tên Miền

Bạn sẽ được chuyển về trang quản lý Google Admin, tại đây bạn cần xác minh tên miền bằng cách click vào mục Xác Minh Miền

Click chọn Xác Minh

Giới thiệu qua quy trình thực hiện, bạn chọn Tiếp Tục

Google sẽ cung cấp chuỗi TXT sử dụng để verify tên miền, bạn chọn Sao Chép để copy lại chuỗi này

Sau đó bạn vào trang cấu hình tên miền để thêm 1 bản ghi TXT tương tự như bên dưới

Sau khi lưu cấu hình tên miền, bạn chờ khoảng 1 phút để DNS cập nhật và quay lại trang Google chọn Xác Minh Miền Của Tôi

Bạn sẽ nhận được thông báo Đã xác minh tên miền của mình như bên dưới. Tiếp tục kích hoạt Gmail cho tên miền của bạn, chọn Kích hoạt

Check vào các mục bên dưới và chọn Tiếp Tục

Thông tin cấu hình MX cho tên miền của bạn.

Quay lại trang cấu hình tên miền của bạn và thêm các bản ghi MX như hướng dẫn, bạn chờ khoảng 1 phút để DNS cập nhật và quay lại trang Google chọn Kích Hoạt Gmail.

Bạn sẽ nhận được thông báo Gmail đã được kích hoạt cho tên miền của bạn.

Bước 4: Thiết lập Email Người Dùng

Tiếp tục chọn Tạo để thêm mới Email, tại đây bạn cũng có thể thay đổi mật khẩu, thay đổi Email. Bạn chọn Thêm người dùng mới.

Bạn nhập vào thông tin người dùng mới, các mục có dấu * là bắt buộc, bạn chú ý cần khai báo thông tin chính xác, phần Email phụ nhập vào Email cá nhân (Gmail, Outlook) để Google gửi thông tin về hoặc bạn có thể bỏ qua, chọn Thêm Người Dùng Mới.

Thông tin người dùng mới đã tạo thành công, bạn có thể click vào hình con mắt để xem mật khẩu, hoặc chọn Sao Chép Mật Khẩu để copy và lưu trữ. Nếu bạn có khai báo Email phụ trước đó có thể chọn Xem Trước và Gửi để Google gửi thông tin về Email cá nhân của người dùng. Click Xong để quay về lại trang quản lý hoặc bạn chọn Thêm một người dùng khác để tạo thêm các Email khác.

Nếu bạn chưa lưu thông tin tại bước trước có thể Sao Chép Mật Khẩu tại bước cuối này và lưu lại để cung cấp cho người dùng.

Như vậy về cơ bản, bạn đã hoàn tất việc kích hoạt và có thể sử dụng được dịch vụ Google Workspace như Gmail, Google Docs, Google Drive, Google Chat, Google Meet, …

Bước 5: Định Cấu Hình Gmail

Sau khi tạo tài khoản, người dùng có thể đăng nhập vào Gmail với tên miền riêng của họ (ví dụ: employee@ yourcompany.com) và bắt đầu sử dụng các tính năng của Gmail.

3. Kết luận

Việc tạo Gmail tên miền riêng cho doanh nghiệp không chỉ giúp nâng cao tính chuyên nghiệp mà còn cải thiện hiệu suất làm việc và bảo mật thông tin. Bằng cách làm theo các bước trên, bạn có thể dễ dàng thiết lập và quản lý hệ thống email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình. Nếu gặp khó khăn trong quá trình thiết lập, đừng ngần ngại liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Google Workspace để được trợ giúp.