Lưu ý dành cho doanh nghiệp khi lựa chọn Email Domain Riêng

Email Domain Riêng là gì?

Email Domain Riêng là Email đi theo tên miền mà công ty bạn đã đăng ký, nó có thể là tên miền theo website hoặc tên miền khác chỉ sử dụng riêng cho Email, khác hoàn toàn với các Email miễn phí, thông thường sử dụng tên miền thuộc sở hữu của nhà cung cấp dịch vụ (ví dụ như @gmail.com, @outlook.com, ..), Email Domain Riêng có thể tùy chỉnh tên người dùng dễ dàng theo mong muốn mà không phải lo ngại địa chỉ đã bị người khác đăng ký như các hệ thống Email cá nhân miễn phí.

Thông qua nhiều cuộc khảo sát về mức độ uy tín, chuyên nghiệp, hiệu quả và an toàn về việc sử dụng Email của các doanh nghiệp cho thấy, hầu hết các Email cá nhân, Email không sử dụng tên miền riêng đều không mang lại hiệu quả tốt. Từ đây, việc sử dụng Email Domain Riêng đóng một vai trò vô cùng quan trọng và việc trang bị Email Domain Riêng cho doanh nghiệp trở nên vô cùng cần thiết. Sự cá nhân hóa Email theo tên doanh nghiệp này cũng chính là một cách để khẳng định thêm thương hiệu của bạn. Bất cứ thông tin, tài liệu, văn bản nào bạn gửi cho đối tác, khách hàng đều khiến người nhận cảm thấy được tác phong làm việc hiện đại và tin tưởng hơn rất nhiều so với các Email cá nhân riêng lẻ.

2. Hệ thống lưu ý dành cho doanh nghiệp khi lựa chọn dịch vụ Email Domain Riêng

Khi lựa chọn dịch vụ Email Domain Riêng, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp bạn cần xem xét:

- Độ tin cậy: Hãy chọn một nhà cung cấp dịch vụ Email Server đáng tin cậy, có thể cung cấp độ ổn định và bảo mật cao cho hệ thống Email của bạn.

- Bảo mật: Dịch vụ Email Server cần cung cấp bảo mật cho hệ thống Email của bạn, bao gồm bảo mật cho thông tin cá nhân và Email của người dùng. Hãy chọn dịch vụ Email Server có tính năng bảo mật tốt, bao gồm một số tính năng như xác thực hai yếu tố, có chứng chỉ SSL/TLS, mã hóa dữ liệu, chống spam và chống virus, phishing.

- Dung lượng lưu trữ: Hãy chọn một dịch vụ Email Server có dung lượng lưu trữ đủ lớn để đáp ứng nhu cầu sử dụng Email của bạn.

- Hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo rằng dịch vụ Email Server có hỗ trợ kỹ thuật tốt và kinh nghiệm để hỗ trợ bạn trong việc cài đặt, sử dụng hệ thống Email của mình, giúp bạn giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống Email nhanh chóng. Hỗ trợ thông qua nhiều kênh như qua tổng đài, Email, Web Support, hỗ trợ 24/7 kể cả ngày lễ, Tết

- Phí dịch vụ: Hãy xem xét chi phí dịch vụ, bao gồm cả chi phí đăng ký, chi phí duy trì, và các chi phí khác liên quan đến sử dụng Email Server để đảm bảo rằng nó phù hợp với ngân sách của bạn và không có chi phí ẩn nào.

- Tính năng: Hãy xem xét các tính năng của dịch vụ Email Server, bao gồm tính năng đồng bộ hóa, tính năng chia sẻ, tính năng lọc spam, và tính năng bảo mật khác.

- Tốc độ: Đảm bảo rằng dịch vụ Email Server có tốc độ truy cập và tải Email nhanh, để đáp ứng nhu cầu sử dụng Email của bạn.

- Quy định và điều khoản sử dụng: Hãy đọc kỹ các quy định và điều khoản sử dụng của dịch vụ Email Server, để đảm bảo rằng bạn hiểu rõ các giới hạn và ràng buộc liên quan đến việc sử dụng Email Server.

- Khả năng tích hợp: Hãy đảm bảo rằng dịch vụ Email Server có khả năng tích hợp với các ứng dụng và phần mềm khác mà bạn sử dụng.

- Khả năng mở rộng: Đảm bảo rằng dịch vụ Email Server có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu sử dụng Email của bạn trong tương lai.

- Tính linh hoạt: Hãy chọn một dịch vụ email server có tính linh hoạt, để bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt Email sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình và có thể thay đổi gói dịch vụ hoặc nâng cấp khi cần thiết.

- Địa điểm đặt máy chủ: Nếu bạn quan tâm đến vấn đề tốc độ truy cập, hãy đảm bảo rằng dịch vụ Email Server có máy chủ đặt ở các vị trí phù hợp, gần với vị trí của bạn hoặc của người dùng của bạn.

- Thử nghiệm trước khi mua: Nếu có thể, hãy thử nghiệm dịch vụ Email Server trước khi quyết định mua, để đảm bảo rằng nó phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn.

- Dịch vụ sao lưu: Hãy xem xét việc dịch vụ Email Server có cung cấp dịch vụ sao lưu dữ liệu để đảm bảo an toàn và khả năng phục hồi dữ liệu trong trường hợp có sự cố.

- Tính năng tùy chỉnh tên miền: Hãy chọn dịch vụ Email Server có tính năng tùy chỉnh tên miền, để bạn có thể sử dụng Email với tên miền bất kỳ của riêng mình.

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Nếu bạn có người dùng ở nhiều quốc gia khác nhau, hãy chọn dịch vụ Email Server có hỗ trợ đa ngôn ngữ để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng.

- Chính sách bảo mật: Hãy đọc kỹ chính sách bảo mật của dịch vụ Email Server, để đảm bảo rằng thông tin cá nhân và email của bạn được bảo vệ đầy đủ và đúng quy định.

- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Hãy chọn dịch vụ Email Server có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, để giải đáp các thắc mắc và hỗ trợ trong quá trình sử dụng dịch vụ.

- Thời gian hoạt động: Hãy đảm bảo rằng dịch vụ Email Server có thời gian hoạt động ổn định, tránh các trường hợp gián đoạn trong quá trình sử dụng Email của bạn.

- Tính năng quản lý: Hãy đảm bảo rằng dịch vụ Email Server có tính năng quản lý tốt, cho phép bạn quản lý các tài khoản Email, định cấu hình và quản lý Email của bạn một cách dễ dàng.

- Thông tin định danh: Hãy xem xét tính năng định danh của dịch vụ Email Server, bao gồm tên miền và địa chỉ IP của máy chủ Email, để đảm bảo rằng thông tin định danh của bạn không bị đánh cắp hoặc giả mạo.

- Hỗ trợ tiêu chuẩn: Hãy đảm bảo rằng dịch vụ Email Server có hỗ trợ tiêu chuẩn Email quốc tế như IMAP, POP3, SMTP,  SPF, DKIM, DMARC để đảm bảo tính tương thích với các ứng dụng và phần mềm khác.

- Dịch vụ bảo vệ Email: Hãy xem xét sử dụng dịch vụ bảo vệ Email bên thứ ba để bảo vệ Email của bạn khỏi các cuộc tấn công từ hacker và virus.

- Tính năng kiểm soát và giám sát: Hãy chọn dịch vụ Email Server có tính năng kiểm soát và giám sát để đảm bảo rằng người dùng không sử dụng Email để gửi hoặc nhận các email không phù hợp hoặc độc hại.

- Tích hợp với ứng dụng di động: Nếu bạn cần truy cập Email từ các thiết bị di động, hãy chọn dịch vụ Email server có tính năng tích hợp với các ứng dụng di động để bạn có thể đồng bộ hóa Email trên nhiều thiết bị.

- Hỗ trợ đa nền tảng: Hãy chọn dịch vụ Email Server hỗ trợ đa nền tảng để bạn có thể truy cập Email của mình từ bất kỳ thiết bị nào.

- Tính tiện lợi: Hãy chọn dịch vụ Email Server có giao diện thân thiện và dễ sử dụng để bạn có thể quản lý Email của mình một cách dễ dàng.

- Tính năng bổ sung: Hãy xem xét các tính năng bổ sung của dịch vụ Email Server như tính năng tự động phân loại Email, tính năng lọc Email, tính năng lịch hẹn gửi Email, tạo chữ ký Email, tự động trả lời Email, v.v. để đảm bảo rằng bạn có được những tính năng cần thiết cho công việc của mình.

P.A Việt Nam cung cấp giải pháp Email Domain Riêng chất lượng hàng đầu giúp doanh nghiệp giải quyết tất cả các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Xem chi tiết tại đây