Lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực mang theo những quy định khắt khe về quản lý chứng từ. Vậy doanh nghiệp cần lưu trữ hoá đơn điện tử bao lâu để đảm bảo tính pháp lý và an toàn dữ liệu? Cùng tìm hiểu chi tiết thời hạn lưu trữ và giải pháp bảo vệ dữ liệu chống thất thoát tối ưu nhất trong bài viết dưới đây!

1. Lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Việc quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử là một trong những yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các tổ chức trong quá trình thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế. Đặc biệt, từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định chi tiết nhiều nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử.

Một trong những vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm là lưu trữ hoá đơn điện tử bao lâu, lưu dưới hình thức nào và cần đáp ứng những điều kiện gì để hóa đơn, chứng từ vẫn đảm bảo giá trị pháp lý trong suốt thời gian lưu trữ.

2. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Theo Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn và chứng từ phải được bảo quản, lưu trữ bảo đảm các yêu cầu về an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ; dữ liệu không được bị thay đổi hoặc sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

Đồng thời, hóa đơn và chứng từ phải được lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.

Như vậy, Nghị định 254/2026/NĐ-CP không quy định một thời hạn riêng như 5 năm hay 10 năm cho tất cả hóa đơn, chứng từ mà dẫn chiếu sang quy định của pháp luật kế toán để xác định thời hạn tương ứng.

Đây cũng là căn cứ quan trọng khi doanh nghiệp tìm hiểu lưu trữ hoá đơn điện tử bao lâu theo quy định hiện hành.

3. Lưu trữ hoá đơn điện tử bao lâu theo quy định hiện nay?

Đối với hóa đơn điện tử được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, thời hạn lưu trữ thông thường là ít nhất 10 năm.

Theo Luật Kế toán, tài liệu kế toán được phân thành các nhóm thời hạn lưu trữ như sau:

• Ít nhất 05 năm đối với tài liệu kế toán phục vụ quản lý, điều hành nhưng không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

• Ít nhất 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

• Lưu trữ vĩnh viễn đối với một số tài liệu kế toán có tính sử liệu hoặc có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Hóa đơn là chứng từ kế toán ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Do đó, đối với hóa đơn điện tử được sử dụng trực tiếp để hạch toán và lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp về nguyên tắc cần lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Vì vậy, với câu hỏi lưu trữ hoá đơn điện tử bao lâu, doanh nghiệp có thể ghi nhớ: thông thường hóa đơn phục vụ trực tiếp cho việc ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải được lưu ít nhất 10 năm.

4. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử được tính từ khi nào?

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán không đơn thuần được tính từ ngày lập từng hóa đơn.

Theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP, đối với nhóm tài liệu kế toán thông thường thuộc diện lưu trữ 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn, thời điểm tính thời hạn lưu trữ được xác định từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, trừ một số loại hồ sơ đặc thù có cách xác định riêng.

Ví dụ, doanh nghiệp có hóa đơn phát sinh trong năm 2026 và thuộc nhóm tài liệu phải lưu tối thiểu 10 năm thì việc xác định thời hạn cần căn cứ vào kỳ kế toán năm tương ứng chứ không đơn giản lấy ngày xuất hóa đơn cộng thêm 10 năm.

Doanh nghiệp vì vậy cần xây dựng chính sách lưu trữ theo từng kỳ kế toán thay vì quản lý thời hạn thủ công cho từng hóa đơn riêng lẻ.

5. Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới hình thức nào?

Theo Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Cơ quan, tổ chức và cá nhân được quyền lựa chọn hình thức, phương tiện lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình, nhưng phải đáp ứng các điều kiện theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều này có nghĩa doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trên:

• Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.

• Máy chủ nội bộ.

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp.

• Hạ tầng Cloud.

• Hệ thống sao lưu dữ liệu chuyên dụng.

Điểm quan trọng không nằm ở việc dữ liệu được lưu ở đâu mà ở việc hệ thống lưu trữ phải duy trì được tính toàn vẹn, an toàn và khả năng truy xuất trong suốt thời hạn lưu trữ.

6. Điều kiện cần đáp ứng khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quá trình lưu trữ hóa đơn và chứng từ cần đảm bảo những nguyên tắc quan trọng sau:

Thứ nhất, dữ liệu phải đảm bảo an toàn và bảo mật.

Doanh nghiệp cần có biện pháp hạn chế truy cập trái phép, thất thoát hoặc lộ thông tin hóa đơn và chứng từ.

Thứ hai, dữ liệu phải đảm bảo toàn vẹn và đầy đủ.

Thông tin của hóa đơn trong quá trình lưu trữ không được bị tự ý thay đổi, sai lệch hoặc làm mất nội dung ban đầu.

Thứ ba, hóa đơn phải được lưu đúng và đủ thời hạn theo pháp luật kế toán.

Thứ tư, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải bảo đảm có thể tra cứu hoặc in ra giấy khi có yêu cầu.

Đây là yêu cầu rất quan trọng bởi doanh nghiệp có thể phải cung cấp dữ liệu trong quá trình thanh tra, kiểm tra, kiểm toán hoặc giải trình với cơ quan quản lý nhà nước.

7. Có bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không?

Không phải mọi hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải in ra giấy để lưu trữ.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Hệ thống chỉ cần bảo đảm dữ liệu có thể tra cứu hoặc sẵn sàng in ra giấy khi có yêu cầu.

Do đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện lưu trữ điện tử mà không cần in hàng nghìn hoặc hàng triệu hóa đơn thành hồ sơ giấy.

Điều cần quan tâm hơn câu hỏi có phải in hay không chính là lưu trữ hoá đơn điện tử bao lâu và hệ thống lưu trữ có bảo đảm khả năng truy xuất dữ liệu trong toàn bộ khoảng thời gian đó hay không.

8. Khi nào được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng quy định việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang bản giấy.

Nội dung của bản chuyển đổi phải bảo đảm khớp đúng với hóa đơn hoặc chứng từ điện tử ban đầu.

Hóa đơn điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi thành giấy trong một số trường hợp như phục vụ yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra hoặc phục vụ nghiệp vụ kinh tế, tài chính và việc ghi sổ kế toán.

Tuy nhiên, việc in hoặc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành giấy không đồng nghĩa bản giấy sẽ thay thế hoàn toàn dữ liệu điện tử gốc.

Đối với trường hợp chuyển đổi để phục vụ việc ghi sổ, theo dõi kế toán, bản chuyển đổi nhìn chung không có hiệu lực để giao dịch hoặc thanh toán, ngoại trừ trường hợp pháp luật quy định riêng.

9. Chứng từ điện tử phải lưu trữ trong bao lâu?

Không phải tất cả chứng từ điện tử đều mặc định phải lưu trong cùng một khoảng thời gian.

Để xác định chính xác chứng từ điện tử hay lưu trữ hoá đơn điện tử bao lâu, cần xem chứng từ đó thuộc nhóm tài liệu kế toán nào.

Chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính có thể thuộc nhóm lưu trữ tối thiểu 05 năm.

Chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thuộc nhóm lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Một số tài liệu có giá trị lịch sử hoặc ý nghĩa đặc biệt có thể thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng một thời hạn chung cho toàn bộ chứng từ điện tử mà cần thực hiện phân loại ngay từ khi xây dựng hệ thống lưu trữ.

10. Hóa đơn điện tử có cần lưu cả file XML và PDF không?

Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý đến dữ liệu điện tử gốc.

Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ XML phục vụ việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị dữ liệu hóa đơn điện tử.

Trong thực tế, bản PDF thường được sử dụng để người dùng dễ đọc, tải xuống hoặc in ra. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ lưu bản PDF mà bỏ dữ liệu hóa đơn điện tử gốc.

Phương án an toàn là lưu đồng thời:

• Dữ liệu hóa đơn điện tử gốc theo định dạng quy định.

• Bản thể hiện hóa đơn phục vụ tra cứu, đọc và in ấn khi cần.

• Các dữ liệu liên quan đến việc điều chỉnh, thay thế hoặc xử lý hóa đơn nếu phát sinh.

Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn yêu cầu về tính toàn vẹn và khả năng truy xuất dữ liệu trong thời gian dài.

11. Doanh nghiệp có thể lưu hóa đơn điện tử trên Cloud không?

Có thể.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép cơ quan, tổ chức và cá nhân lựa chọn hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ, miễn đáp ứng các yêu cầu pháp luật liên quan.

Do đó, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống Cloud để lưu trữ hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, hệ thống nên bảo đảm các yếu tố:

• Có cơ chế sao lưu dữ liệu định kỳ.

• Hạn chế nguy cơ mất dữ liệu.

• Phân quyền người truy cập.

• Có khả năng khôi phục dữ liệu.

• Có khả năng tra cứu theo thời gian, mã hóa đơn, khách hàng hoặc giao dịch.

• Bảo đảm dữ liệu không bị thay đổi trái phép.

• Có khả năng xuất hoặc in dữ liệu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Đặc biệt, do thời hạn lưu trữ hóa đơn có thể lên tới 10 năm hoặc lâu hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc độ ổn định dài hạn của giải pháp lưu trữ thay vì chỉ dựa vào ổ cứng của máy tính kế toán.

12. Những rủi ro thường gặp khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp cho rằng hóa đơn đã được gửi lên cơ quan thuế thì không cần tự tổ chức lưu trữ.

Trong hoạt động thực tế, doanh nghiệp vẫn cần có quy trình quản lý và lưu trữ dữ liệu của mình để phục vụ kế toán, đối chiếu, kiểm toán, giải trình hoặc xử lý tranh chấp.

Một số rủi ro thường gặp gồm:

• Chỉ lưu bản PDF nhưng không quản lý dữ liệu điện tử gốc.

• Lưu hóa đơn trên máy tính cá nhân nhưng không có bản sao dự phòng.

• Nhân viên nghỉ việc khiến dữ liệu hóa đơn bị thất lạc.

• Thay đổi phần mềm kế toán nhưng không thực hiện chuyển đổi hoặc sao lưu dữ liệu cũ.

• Dữ liệu bị mã hóa bởi ransomware hoặc phần mềm độc hại.

• Không còn khả năng tra cứu hóa đơn của nhiều năm trước.

• Sao lưu dữ liệu nhưng không kiểm tra khả năng phục hồi.

• Xóa dữ liệu trước khi hết thời hạn lưu trữ.

Đối với doanh nghiệp phát sinh số lượng hóa đơn lớn, những vấn đề này có thể tạo thành rủi ro đáng kể khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu cung cấp dữ liệu của nhiều năm trước.

13. Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn cho doanh nghiệp

Khi đã xác định được lưu trữ hoá đơn điện tử bao lâu, bước tiếp theo doanh nghiệp cần quan tâm là xây dựng một quy trình lưu trữ đủ an toàn cho khoảng thời gian dài.

Một mô hình phù hợp có thể bao gồm dữ liệu đang vận hành trên hệ thống chính, bản sao lưu định kỳ và thêm một bản sao độc lập tại vị trí hoặc hạ tầng khác.

Doanh nghiệp cũng nên thiết lập quyền truy cập theo vai trò. Nhân viên kế toán có thể tra cứu và sử dụng dữ liệu nhưng không nên tùy ý xóa toàn bộ dữ liệu lưu trữ.

Bên cạnh đó, hệ thống cần có cơ chế ghi nhận lịch sử truy cập, sao lưu, phục hồi và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu.

Đối với dữ liệu phải giữ tối thiểu 10 năm, việc có một chiến lược backup dài hạn đặc biệt quan trọng bởi tuổi thọ của thiết bị lưu trữ, phần mềm và hệ thống CNTT có thể ngắn hơn nhiều so với thời hạn lưu trữ pháp lý.

14. Khi nào được tiêu hủy hóa đơn, chứng từ?

Hóa đơn, chứng từ chỉ nên được tiêu hủy sau khi đã hết thời hạn lưu trữ tương ứng và đáp ứng các điều kiện, thủ tục theo quy định pháp luật.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng xác định hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy là những hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định.

Do đó, doanh nghiệp không nên thiết lập cơ chế tự động xóa hóa đơn chỉ dựa trên dung lượng lưu trữ hoặc thời gian sử dụng phần mềm.

Trước khi xóa dữ liệu, cần xác định chính xác loại tài liệu, kỳ kế toán, thời hạn phải lưu và các yêu cầu pháp lý liên quan.

15. Một số câu hỏi thường gặp về lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ hoá đơn điện tử bao lâu?

Đối với hóa đơn điện tử sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, thời hạn lưu trữ thông thường là ít nhất 10 năm, căn cứ quy định của pháp luật về kế toán.

Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải lưu bản giấy không?

Không. Hóa đơn điện tử có thể được lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu, miễn đảm bảo an toàn, toàn vẹn và có khả năng tra cứu hoặc in ra giấy khi cần.

Chỉ lưu file PDF hóa đơn điện tử có đủ không?

Doanh nghiệp nên lưu dữ liệu điện tử gốc của hóa đơn cùng bản thể hiện phục vụ tra cứu. Định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành sử dụng XML.

Có thể lưu hóa đơn điện tử trên Cloud không?

Có. Doanh nghiệp được lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp, với điều kiện đáp ứng yêu cầu về an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ và khả năng truy xuất dữ liệu.

Thời hạn 10 năm được tính từ ngày xuất hóa đơn phải không?

Không nên hiểu đơn giản là ngày xuất từng hóa đơn cộng thêm 10 năm. Đối với nhiều nhóm tài liệu kế toán, thời điểm tính thời hạn lưu trữ được xác định từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật kế toán.

Kết luận

Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định rõ hơn các nguyên tắc bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, trong đó nhấn mạnh yêu cầu dữ liệu phải an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ và có thể tra cứu trong suốt thời gian lưu trữ.

Đối với câu hỏi lưu trữ hoá đơn điện tử bao lâu, doanh nghiệp cần căn cứ pháp luật kế toán để xác định. Với hóa đơn là chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, thời gian lưu trữ thông thường là ít nhất 10 năm.

Ngoài việc tuân thủ đúng thời hạn, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử có cơ chế sao lưu, phân quyền, phục hồi và tra cứu dữ liệu lâu dài. Đây không chỉ là yêu cầu về tuân thủ pháp luật mà còn giúp bảo vệ dữ liệu tài chính, giảm rủi ro khi kiểm toán, thanh tra hoặc đối chiếu giao dịch trong tương lai.

Đăng ký hóa đơn điện tử uy tín tại P.A Việt Nam

Hóa đơn điện tử P.A Việt Nam tự hào là đơn vị đạt Tiêu chuẩn Nhận – Truyền – Lưu trữ và đáp ứng đày đủ yêu cầu theo thông tư 91/2026 của Tổng Cục Thuế. Phần mềm hóa đơn điện tử Hóa đơn 30s được ưa chuộng với tính năng ưu việt và giao diện dễ sử dụng, được phân tích và phát triển bởi đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm. Bên cạnh đó,P.A Việt Nam có đội ngũ tư vấn tận tâm, chuyên nghiệp và nhiệt tình, luôn sẵn sàng 24/7 để hỗ trợ, phục vụ và đem đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng khi sử dụng của sản phẩm.

Một số thành tựu nổi bật giúp bạn tự tin lựa chọn sử dụng Hóa đơn điện tử tại P.A Việt Nam như:
Top đầu nhà đăng ký sở hữu số lượng khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử 

Nhà cung cấp bề dày kinh nghiệm cao 

Nhà cung cấp top đầu được Tổng cục thuế công nhận

Nhà cung cấp hóa đơn sở hữu đội ngũ hỗ trợ chất lượng hàng đầu