Thiết lập tổng đài VoIP - Chìa khóa cho dịch vụ khách hàng hoàn hảo

Nâng tầm dịch vụ khách hàng khi thiết lập tổng đài VoIP

Dịch vụ khách hàng đóng vai trò then chốt trong việc thu hút và giữ chân khách hàng, đồng thời là yếu tố quyết định giữa thành công và thất bại của một doanh nghiệp. Một hệ thống được thiết lập tổng đài VoIP hiệu quả không chỉ là công cụ, mà còn là chìa khóa mở ra một tầm nhìn mới về cách cung cấp dịch vụ khách hàng. Hãy cùng chúng tôi khám phá chi tiết hơn về nội dung dưới đây.

So sánh hiệu quả giữa Tổng đài truyền thống và Tổng đài VoIP:

- Hệ thống tổng đài truyền thống: Hạn chế về tính linh hoạt, hiệu quả; khách hàng thường gặp lỗi quá tải, thời gian chờ đợi lâu, chuyển máy không đúng nhân viên, không được hỗ trợ nhanh chóng.

- Hệ thống được thiết lập tổng đài VoIP: Cung cấp dịch vụ linh hoạt, hiệu quả; khách hàng dễ dàng tiếp cận, nhận được hỗ trợ mọi lúc mọi nơi, tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Lợi ích nổi bật của Tổng đài VoIP trong việc chăm sóc khách hàng:

Cách thiết lập Tổng đài VoIP hiệu quả:

1. Lời chào IVR chuyên nghiệp:

 - Tạo ấn tượng tốt với khách hàng ngay từ khi họ liên hệ.

 - Tham khảo mẫu lời chào IVR để xây dựng nội dung phù hợp.

Mẫu lời chào 1: Áp dụng cho các số điện thoại bàn cố định , số di động.

Cảm ơn Quý khách đã gọi đến Công ty P.A Việt Nam. Cuộc gọi của Quý khách sẽ được ghi âm nhằm nâng cao chất được dịch vụ.

- Để gặp bộ phận kinh doanh, vui lòng bấm phím 1.

- Để gặp bộ phận chăm sóc khách hàng, vui lòng bấm phím 2.

- Để gặp bộ phận hỗ trợ kỹ thuật, vui lòng bấm phím 3.

- Để hỗ trợ các thông tin khác, vui lòng bấm phím 0.

Xin cảm ơn Quý khách!

Mẫu lời chào 2: Áp dụng cho các số 1900

Cảm ơn Quý khách đã gọi đến Công ty P.A Việt Nam. Cuộc gọi của Quý khách được tính cước ... đồng/phút. Cuộc gọi sẽ được ghi âm nhằm nâng cao chất được dịch vụ. Quý khách vui lòng thao tác theo hướng dẫn sau:

- Để gặp bộ phận kinh doanh, vui lòng bấm phím 1.

- Để gặp bộ phận chăm sóc khách hàng, vui lòng bấm phím 2.

- Để gặp bộ phận hỗ trợ kỹ thuật, vui lòng bấm phím 3.

- Để hỗ trợ các thông tin khác, vui lòng bấm phím 0.

Xin cảm ơn!

Mẫu lời chào 3: Thông báo ngoài giờ.

Cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty P.A Việt Nam. Thời gian làm việc của

chúng tôi từ 8h00 đến 17h00, từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Quý khách vui

lòng gọi lại sau hoặc gửi email tới địa chỉ. Xin cảm ơn!

2. Cấu hình ứng dụng IVR thông minh khi thiết lập tổng đài VoIP

 
- Thông báo lịch làm việc: Giúp khách hàng biết thời gian làm việc của doanh nghiệp, từ đó quyết định thời điểm liên hệ phù hợp.

 - Lời chào thông báo hướng dẫn các phòng ban: Cung cấp thông tin chi tiết về các phòng ban và cách liên hệ trực tiếp, giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết.

 - Thông báo lịch nghỉ lễ: Giúp khách hàng biết thời gian nghỉ của doanh nghiệp để điều chỉnh kế hoạch liên hệ phù hợp.

Kết luận:

Thiết lập Tổng đài VoIP là một bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng hoàn hảo, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, tăng cường hiệu suất làm việc và xây dựng một cơ sở khách hàng ổn định.

-------------------------------------------------

P.A Việt Nam cung cấp đa dạng dịch vụ thiết lập tổng đài VoIP đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Tham khảo thêm các gói thiết lập tổng đài VoIP tại đây:

Tổng đài số doanh nghiệp

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/uu-dai-thiet-lap-tong-dai.html

Xem thêm các bài viết hữu ích  https://kb.pavietnam.vn/category/tong-dai