Thời điểm xuất hoá đơn VAT mới theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Thời điểm xuất hóa đơn VAT mới theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Lập hóa đơn đúng thời điểm là một trong những nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Việc lập hóa đơn quá sớm, quá muộn hoặc không đúng thời điểm phát sinh giao dịch có thể dẫn đến rủi ro về kê khai thuế, chứng từ kế toán và xử phạt hành chính.

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định chi tiết về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế 2025. Nghị định này thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng các quy định sửa đổi, bổ sung liên quan trước đây.

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác thời điểm lập hóa đơn và xuất hoá đơn VAT đối với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định mới.

Thời điểm lập hóa đơn là gì?

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm người bán phải tạo lập hóa đơn điện tử để ghi nhận việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua.

Trong thực tế, nhiều người thường sử dụng cụm từ xuất hoá đơn VAT để chỉ việc lập hóa đơn giá trị gia tăng. Tuy nhiên, thuật ngữ được sử dụng trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP là “thời điểm lập hóa đơn”. Việc xác định thời điểm lập hóa đơn không chỉ căn cứ vào thời điểm thanh toán. Tùy từng loại giao dịch, thời điểm này có thể được xác định theo:

• Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa

• Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ

• Thời điểm thu tiền

• Thời điểm nghiệm thu, bàn giao

• Thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu

• Hoặc một thời hạn đặc thù được quy định cho từng ngành nghề.

Quy định chung về thời điểm xuất hoá đơn VAT

Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định bốn nguyên tắc cơ bản đối với việc lập hóa đơn.

Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa

Đối với hoạt động bán hàng hóa, bao gồm bán hoặc chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Người bán phải lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao, không phụ thuộc vào việc người mua đã thanh toán hay chưa.

Ví dụ: Doanh nghiệp giao hàng cho khách vào ngày 15/07/2026 nhưng hợp đồng quy định khách hàng thanh toán vào ngày 30/07/2026. Thời điểm xuất hoá đơn VAT vẫn là ngày 15/07/2026, không phải ngày nhận tiền.

Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu

Đối với hàng hóa xuất khẩu, bao gồm cả hàng hóa gia công xuất khẩu, người bán được tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử. Tuy nhiên, hóa đơn phải được lập tối đa không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan. Doanh nghiệp xuất khẩu cần kết nối dữ liệu giữa bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận kế toán để tránh lập hóa đơn quá thời hạn sau khi hàng hóa được thông quan.

Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả trường hợp cung cấp dịch vụ cho tổ chức hoặc cá nhân ở nước ngoài. Quy định này được áp dụng không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp doanh nghiệp thu tiền trước hoặc thu tiền trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Quy định này không áp dụng đối với khoản tiền đặt cọc được nhận để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ theo Bộ luật Dân sự.

Ví dụ: Công ty ký hợp đồng cung cấp dịch vụ trị giá 100 triệu đồng và thu trước 50 triệu đồng vào ngày 10/07/2026. Công ty phải xuất hoá đơn VAT đối với khoản tiền 50 triệu đồng tại ngày thu tiền, trừ trường hợp đây thực sự là khoản đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ nhiều lần

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, từng công đoạn dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn cho từng lần giao hàng hoặc bàn giao. Giá trị trên hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao trong từng lần. Doanh nghiệp không được chờ đến khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng mới lập một hóa đơn chung nếu đã phát sinh các lần giao hàng hoặc bàn giao độc lập trước đó.

Bảng thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp phổ biến

Ngoài nguyên tắc chung, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn đối với nhiều ngành nghề đặc thù.

Các dịch vụ thuộc nhóm phát sinh thường xuyên và cần đối soát có thể bao gồm thương mại điện tử, bưu chính, chuyển phát, viễn thông, logistics, nền tảng số, công nghệ thông tin, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ tài sản mã hóa, vận tải hành khách và một số dịch vụ khác được quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp thuộc các ngành này cần xác định rõ kỳ đối soát trong hợp đồng, quy trình chốt dữ liệu và thời hạn xuất hoá đơn VAT để tránh nhầm lẫn giữa ngày hoàn thành dịch vụ và ngày hoàn thành đối soát.

Thời điểm xuất hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt

Đối với hoạt động xây dựng và lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao:

• Công trình

• Hạng mục công trình

• Khối lượng xây dựng

• Hoặc khối lượng lắp đặt đã hoàn thành.

Thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc chủ đầu tư đã thanh toán hay chưa. Do đó, doanh nghiệp xây dựng phải căn cứ vào biên bản nghiệm thu và bàn giao để xuất hoá đơn VAT. Việc chủ đầu tư chưa thanh toán hoặc đang chờ hoàn thiện hồ sơ quyết toán không phải là lý do để trì hoãn lập hóa đơn. Trường hợp hợp đồng được nghiệm thu theo nhiều giai đoạn, mỗi lần nghiệm thu và bàn giao khối lượng hoàn thành đều phải lập hóa đơn tương ứng.

Thời điểm lập hóa đơn đối với kinh doanh bất động sản

Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng hoặc xây dựng nhà để bán, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo tình trạng bàn giao.

Trường hợp chưa bàn giao bất động sản: Nếu chưa chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng nhưng doanh nghiệp thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ ghi trong hợp đồng, thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc thời điểm thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Trường hợp đã bàn giao bất động sản: Nếu quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đã được chuyển giao cho người mua, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao, không phân biệt người mua đã thanh toán đầy đủ hay chưa.

Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hoá đơn VAT không?

Theo quy định mới, khoản tiền đặt cọc được nhận để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ theo Bộ luật Dân sự chưa phải là thời điểm lập hóa đơn. Doanh nghiệp chỉ lập hóa đơn khi:

• Khoản đặt cọc được chuyển thành tiền thanh toán

• Doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ mà khoản thu không phải tiền đặt cọc

• Hoặc đến thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Để khoản tiền được xác định đúng là tiền đặt cọc, hợp đồng cần quy định rõ mục đích đặt cọc, nghĩa vụ được bảo đảm, điều kiện xử lý khoản đặt cọc và trách nhiệm của các bên. Nếu hợp đồng chỉ gọi tên là “đặt cọc” nhưng bản chất khoản tiền được dùng để thanh toán trước cho dịch vụ, cơ quan quản lý có thể xem xét bản chất giao dịch để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn.

Giao dịch ban đêm được lập hóa đơn vào ngày hôm sau không?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung quy định đối với giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm, từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau. Trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động, hóa đơn được lập muộn hạn vào ngày làm việc tiếp theo.

Quy định này phù hợp với các mô hình kinh doanh hoạt động ngoài giờ hành chính như:

• Nhà hàng, khách sạn

• Cửa hàng tiện lợi

• Dịch vụ vận tải

• Bãi giữ xe

• Hoạt động giải trí

• Các điểm bán hàng hoạt động xuyên đêm.

Trường hợp doanh nghiệp đã có phần mềm tự động tạo hóa đơn theo từng giao dịch, việc xuất hoá đơn VAT vẫn cần được thực hiện theo thời điểm phát sinh giao dịch tương ứng.

Một số ngành nghề có thời điểm lập hóa đơn đặc thù

Bán xăng, dầu tại cửa hàng bán lẻ

Hóa đơn phải được lập khi kết thúc từng lần bán xăng, dầu cho khách hàng. Doanh nghiệp không nên chờ đến cuối ngày mới lập một hóa đơn tổng hợp nếu giao dịch thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo từng lần bán.

Taxi sử dụng phần mềm tính tiền

Doanh nghiệp hoặc hợp tác xã kinh doanh taxi sử dụng phần mềm tính tiền phải lập hóa đơn điện tử khi kết thúc chuyến đi, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.

Cơ sở khám, chữa bệnh

Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn, cơ sở khám, chữa bệnh phải lập và giao hóa đơn cho khách hàng. Nếu khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày cơ sở khám, chữa bệnh có thể căn cứ vào dữ liệu khám chữa bệnh và phiếu thu để lập hóa đơn điện tử tổng hợp cho các dịch vụ đã thực hiện trong ngày.

Thu phí đường bộ không dừng

Thông thường, ngày lập hóa đơn là ngày phương tiện lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp khách hàng có nhiều phương tiện hoặc sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ được lập hóa đơn định kỳ, nhưng hạn chót là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ.

Casino và trò chơi điện tử có thưởng

Hóa đơn điện tử phải được lập tối đa trong vòng 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu. Theo quy định, ngày xác định doanh thu của hoạt động này được tính từ 06 giờ sáng đến 05 giờ 59 phút 59 giây sáng ngày hôm sau, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Xuất hóa đơn sai thời điểm bị phạt như thế nào?

Việc xuất hoá đơn VAT không đúng thời điểm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Theo quy định xử phạt áp dụng từ ngày 16/01/2026, mức phạt được xác định theo tính chất hành vi và số lượng hóa đơn vi phạm.

Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, mức phạt có thể lên đến 70 triệu đồng nếu số lượng hóa đơn vi phạm từ 100 số hóa đơn trở lên.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể phải:

• Điều chỉnh lại hồ sơ kê khai thuế

• Giải trình với cơ quan thuế

• Đối chiếu lại doanh thu và nghĩa vụ thuế

• Xử lý hóa đơn sai sót theo quy định

• Điều chỉnh chứng từ kế toán và công nợ của khách hàng.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chờ khách hàng yêu cầu mới lập hóa đơn nếu giao dịch đã đến thời điểm bắt buộc phải lập hóa đơn.

Những lỗi thường gặp khi xác định thời điểm lập hóa đơn

Chờ khách hàng thanh toán mới lập hóa đơn: Đây là lỗi phổ biến khi bán hàng hóa, xây dựng hoặc cung cấp dịch vụ đã hoàn thành. Trong nhiều trường hợp, nghĩa vụ lập hóa đơn phát sinh dù người bán chưa nhận được tiền.

Chờ hoàn tất toàn bộ hợp đồng mới lập hóa đơn: Nếu hợp đồng có nhiều lần giao hàng, nghiệm thu hoặc bàn giao, doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho từng phần đã hoàn thành.

Nhầm tiền đặt cọc với tiền trả trước: Không phải mọi khoản tiền ghi là “đặt cọc” đều được miễn lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần xem xét bản chất khoản thu và nội dung hợp đồng.

Lập hóa đơn theo ngày chuyển tiền thay vì ngày giao hàng: Đối với bán hàng hóa, thời điểm chính xác là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phải ngày người mua chuyển khoản.

Không kiểm soát thời hạn đối soát: Các doanh nghiệp viễn thông, công nghệ thông tin, thương mại điện tử, logistics và nền tảng số thường phát sinh lượng giao dịch lớn. Nếu không có lịch đối soát và cảnh báo tự động, doanh nghiệp rất dễ lập hóa đơn sau thời hạn quy định.

Quy trình giúp doanh nghiệp xuất hoá đơn VAT đúng thời điểm

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát hóa đơn theo các bước sau:

Bước 1 - Phân loại giao dịch: Xác định giao dịch thuộc nhóm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng, bất động sản hay ngành nghề đặc thù.

Bước 2 - Xác định sự kiện làm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn: Sự kiện có thể là giao hàng, hoàn thành dịch vụ, thu tiền, nghiệm thu, bàn giao hoặc hoàn thành đối soát.

Bước 3 - Kiểm tra hợp đồng và chứng từ: Đối chiếu hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, dữ liệu đối soát và tài liệu liên quan.

Bước 4 - Thiết lập cảnh báo thời hạn: Phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử nên cảnh báo những giao dịch đã đến thời điểm lập hóa đơn nhưng chưa được xử lý.

Bước 5 - Đối chiếu dữ liệu định kỳ: Bộ phận kế toán cần đối chiếu dữ liệu bán hàng, ngân hàng, kho, hợp đồng và hóa đơn để phát hiện giao dịch chưa lập hóa đơn.

Câu hỏi thường gặp về thời điểm lập hóa đơn

Giao hàng trước, xuất hóa đơn sau có được không?

Thông thường là không. Khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa đã được chuyển giao, người bán phải lập hóa đơn tại thời điểm đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng.

Chưa thu được tiền có phải xuất hóa đơn không?

Có. Đối với bán hàng hóa, dịch vụ đã hoàn thành, xây dựng đã nghiệm thu hoặc bất động sản đã bàn giao, nghĩa vụ lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.

Thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ có phải lập hóa đơn không?

Có. Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, ngoại trừ khoản tiền đặt cọc đúng bản chất nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Có được xuất hóa đơn lùi ngày không?

Doanh nghiệp không nên tự ý lập hóa đơn lùi ngày để khớp với ngày giao hàng hoặc ngày hoàn thành dịch vụ trước đó. Việc lập hóa đơn sau thời điểm bắt buộc có thể bị xác định là lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Khách hàng không lấy hóa đơn thì có cần lập không?

Về nguyên tắc, người bán vẫn phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp được pháp luật quy định riêng về lập hóa đơn tổng hợp hoặc chuyển dữ liệu giao dịch.

Kết luận

Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, xuất khẩu, cung cấp dịch vụ, xây dựng, bất động sản và nhiều ngành nghề đặc thù. Nguyên tắc quan trọng doanh nghiệp cần ghi nhớ là thời điểm xuất hoá đơn VAT không phải lúc nào cũng là thời điểm nhận tiền. Doanh nghiệp phải căn cứ vào bản chất giao dịch, thời điểm chuyển giao, hoàn thành dịch vụ, nghiệm thu, thu tiền hoặc đối soát dữ liệu.

Việc xây dựng quy trình kiểm soát hóa đơn, kết nối dữ liệu giữa các bộ phận và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có cảnh báo tự động sẽ giúp doanh nghiệp lập hóa đơn đúng thời điểm, hạn chế sai sót và giảm thiểu rủi ro xử phạt.

Đăng ký hóa đơn điện tử uy tín tại P.A Việt Nam

Hóa đơn điện tử P.A Việt Nam tự hào là đơn vị đạt Tiêu chuẩn Nhận – Truyền – Lưu trữ và đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo thông tư 91/2026 của Tổng Cục Thuế. Phần mềm hóa đơn điện tử Hóa đơn 30s được ưa chuộng với tính năng ưu việt và giao diện dễ sử dụng, được phân tích và phát triển bởi đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm. Bên cạnh đó, P.A Việt Nam có đội ngũ tư vấn tận tâm, chuyên nghiệp và nhiệt tình, luôn sẵn sàng 24/7 để hỗ trợ, phục vụ và đem đến những trải nghiệm tối ưu cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm.

Một số thành tựu nổi bật giúp bạn tự tin lựa chọn sử dụng Hóa đơn điện tử tại P.A Việt Nam như:

• Đơn vị đăng ký hàng đầu sở hữu số lượng lớn khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử.

• Nhà cung cấp có bề dày kinh nghiệm lâu năm trên thị trường.

• Nhà cung cấp top đầu được Tổng cục thuế công nhận.

• Nhà cung cấp hóa đơn sở hữu đội ngũ hỗ trợ chất lượng vượt trội.