15 cách sử dụng dịch vụ Email Doanh Nghiệp an toàn

Khi sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp, việc đảm bảo an toàn thông tin là một yếu tố quan trọng giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi các nguy cơ tiềm ẩn từ internet. Dưới đây là một số phương pháp thực tiễn tốt nhất để sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp một cách an toàn và hiệu quả.

Làm sao để sử dụng dịch vụ Email doanh nghiệp an toàn?

1. Chọn Dịch Vụ Email Uy Tín và Bảo Mật

- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email có uy tín, được đánh giá cao về các tính năng bảo mật và quyền riêng tư, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Email doanh nghiệp.

2. Sử Dụng Mật Khẩu Mạnh và Quản Lý Mật Khẩu

- Tạo mật khẩu mạnh: Sử dụng mật khẩu phức tạp bao gồm chữ chữ thường, chữ HOA, số, và ký tự đặc biệt.
- Thay đổi mật khẩu định kỳ: Định kỳ thay đổi mật khẩu để giảm nguy cơ bị đánh cắp thông tin.
- Sử dụng quản lý mật khẩu: Các công cụ quản lý mật khẩu có thể giúp lưu trữ và tạo mật khẩu mạnh một cách an toàn.

3. Đào Tạo Nhân Viên về An Toàn Thông Tin

- Đào tạo nhân viên về các nguy cơ an ninh mạng và cách phòng tránh, hướng dẫn nhân viên cách nhận biết email lừa đảo, phishing và các mối đe dọa khác. Xây dựng một văn hóa tổ chức mà trong đó mọi người đều ý thức và cam kết bảo vệ thông tin. đồng thời khuyến khích nhân viên phản hồi về các vấn đề bảo mật và cải tiến liên tục các quy trình.

4. Sử Dụng Xác Thực Hai Yếu Tố

- Việc sử dụng xác thực hai yếu tố (2FA) là một lớp bảo vệ mạnh mẽ khi người dùng đăng nhập vào hộp thư email, họ cần cung cấp không chỉ mật khẩu mà còn một yếu tố khác như mã OTP được gửi đến điện thoại di động của họ. Điều này làm tăng cường bảo mật và ngăn chặn truy cập trái phép.

5. Mã Hóa Dữ Liệu

- Mã hóa email: Sử dụng các công cụ hoặc dịch vụ hỗ trợ mã hóa email để bảo vệ thông tin trong quá trình truyền tải.
- Bảo vệ dữ liệu quan trọng: Mã hóa các tệp đính kèm quan trọng để chỉ những người nhận được ủy quyền mới có thể mở chúng.

6. Thực Hiện Sao Lưu Dữ Liệu

Thực hiện sao lưu dữ liệu email là một biện pháp phòng ngừa quan trọng. Trong trường hợp có sự cố, như mất dữ liệu do tấn công malware hoặc lỗi hệ thống, sao lưu sẽ giúp khôi phục thông tin nhanh chóng và giảm thiểu tác động tiêu cực lên hoạt động kinh doanh.

7. Cập Nhật và Bảo Dưỡng Hệ Thống

Kiểm tra bảo mật định kỳ là một phần quan trọng của việc duy trì một hệ thống an toàn. Bằng cách thực hiện kiểm tra bảo mật, bạn có thể xác định các điểm yếu trong hệ thống và ứng phó kịp thời với các vấn đề tiềm ẩn. Đảm bảo hệ thống và phần mềm email của bạn luôn được cập nhật để sửa lỗi và vá các lỗ hổng bảo mật.

8. Chính Sách Bảo Mật và Quy Định Tuân Thủ

- Phát triển chính sách bảo mật email cho tổ chức và đảm bảo mọi người tuân theo. Đảm bảo rằng cách sử dụng email của nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu. 

9. Kiểm Soát Quyền Truy Cập

Kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập vào hộp thư email là quan trọng để ngăn chặn việc sử dụng trái phép và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Thiết lập chính sách quản lý quyền truy cập và đảm bảo rằng chỉ những người cần thiết mới có thể truy cập vào các thông tin quan trọng. Phân định rõ ràng quyền truy cập dựa trên vai trò và nhiệm vụ của từng nhân viên.

10. Sử Dụng Giao Thức Bảo Mật

Giao thức bảo mật như SSL/TLS là chìa khóa quan trọng để đảm bảo rằng thông tin qua lại giữa máy chủ và người dùng là an toàn. Đảm bảo rằng dịch vụ email doanh nghiệp của bạn hỗ trợ các giao thức này giúp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin và tăng cường bảo mật.

11. Chống Lừa Đảo và Phishing

- Cài đặt và sử dụng công cụ chống lừa đảo và phishing để cảnh báo về các mối đe dọa tiềm ẩn cho người dùng, xây dựng chính sách cảnh báo nhanh khi phát hiện email đáng ngờ để giảm thiểu thiệt hại.

12. Chính Sách Xóa Dữ Liệu

Xóa dữ liệu an toàn: Thiết lập chính sách xóa dữ liệu một cách an toàn và hiệu quả khi không cần thiết hoặc khi nhân viên rời khỏi công ty.

13. Đánh Giá và Cập Nhật Chính Sách

- Đánh giá định kỳ các chính sách và thực tiễn bảo mật để đảm bảo chúng vẫn phù hợp và hiệu quả. Cập nhật chính sách và công nghệ bảo mật để đối phó với các mối đe dọa mới và thay đổi trong môi trường kinh doanh.

14. Sử dụng chữ ký số

Sử dụng chữ ký số có thể được coi là một biện pháp bổ sung để tăng cường tính an toàn trong giao tiếp qua email, chữ ký số giúp xác minh tính xác thực của người gửi và nguyên bản của email, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp.

15. Sử Dụng Mạng Riêng Ảo (VPN)

- Sử dụng VPN khi truy cập email từ mạng không an toàn (như Wi-Fi công cộng) để mã hóa dữ liệu và bảo vệ thông tin. Giới hạn chỉ cho phép truy cập email từ IP VPN cũng là một biện pháp bảo vệ người dùng đáng tin cậy. 

Kết Luận

Việc sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp an toàn không chỉ giúp bảo vệ thông tin quan trọng mà còn góp phần duy trì uy tín và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện các biện pháp trên, bạn có thể giảm thiểu rủi ro và tăng cường an ninh cho hệ thống email của mình. Đảm bảo an toàn thông tin là một trách nhiệm liên tục và đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết cũng như cam kết từ tất cả thành viên trong tổ chức.

P.A Việt Nam - Nhà cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp hàng đầu Việt Nam

P.A Việt Nam là một trong các đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp Email Server chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp. Hệ thống Email Server của P.A Việt Nam được xây dựng với các biện pháp bảo mật hàng đầu, đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Đặc biệt, các gói Email Server tại P.A Việt Nam có sự đa dạng đáp ứng nhu cầu cho các doanh nghiệp mọi quy mô:
- Email Server Riêng
- Email Server Pro
- Email Server Pro 247

Tham khảo các ưu đãi tại đây

Tham khảo các bài viết hữu ích về Email Server khác tại đây