Chi phí lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp 20–50 nhân viên mất bao nhiêu tiền?

Chi phí lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp 20–50 nhân viên hiện chỉ từ 399.000đ đến 674.000đ/tháng nếu dùng tổng đài ảo (cloud PBX). Doanh nghiệp không cần mua tủ tổng đài, không đi dây. Nhân viên có thể nghe gọi ngay trên laptop hoặc smartphone, nên chi phí thiết bị có thể bằng 0đ.

Tóm tắt nhanh cho người bận rộn:

• Doanh nghiệp 20 nhân viên: gói BASE 399.000đ/tháng (25 máy nhánh, 3 đầu số, ghi âm 20 GB).
• Doanh nghiệp 50 nhân viên: gói GROW 674.000đ/tháng (60 máy nhánh, 5 đầu số, ghi âm 30 GB).
• Thiết bị: 0đ nếu dùng phần mềm; khoảng 900.000đ/máy nếu mua điện thoại bàn IP Phone Grandstream GXP 2601.
• Đầu số và cước gọi: trả cho nhà mạng hằng tháng, gọi bao nhiêu trả bấy nhiêu.
• So với tổng đài truyền thống: tiết kiệm khoảng 70–90% chi phí đầu tư ban đầu.

Bạn đang đau đầu vì báo giá tổng đài mỗi nơi một kiểu? Bài viết này bóc tách từng khoản tiền, có bảng tính sẵn cho quy mô 20 và 50 người. Đọc xong, bạn sẽ biết chính xác mình cần chi bao nhiêu và nên chọn phương án nào.

Chi phí lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp gồm những khoản nào?

Chi phí lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp theo mô hình tổng đài ảo gồm 4 khoản. Trong đó chỉ có 2 khoản cố định hằng tháng, 2 khoản còn lại tùy nhu cầu.

1. Phí thuê tổng đài (cố định hằng tháng): trả cho nhà cung cấp tổng đài như P.A Việt Nam. Phí tính theo gói, không tính theo số cuộc gọi.
2. Thiết bị đầu cuối (tùy chọn, trả 1 lần): mua IP Phone hoặc dùng miễn phí phần mềm softphone trên máy tính, điện thoại di động.
3. Phí duy trì đầu số (hằng tháng): trả cho nhà mạng (Viettel, VNPT, MobiFone…) để giữ số điện thoại công ty.
4. Cước gọi (theo thực tế sử dụng): trả cho nhà mạng, gọi bao nhiêu trả bấy nhiêu, gọi vào thì không mất phí.

1. Chi phí thuê tổng đài: gói 20 người và gói 50 người

Doanh nghiệp 20 nhân viên nên chọn gói tổng đài ảo BASE, doanh nghiệp 25–60 nhân viên nên chọn gói tổng đài ảo GROW. Cả hai gói đều không giới hạn cuộc gọi đồng thời, nên 20 hay 50 người gọi cùng lúc vẫn không nghẽn máy.

Tính ra, mỗi nhân viên chỉ tốn khoảng 13.500đ–20.000đ/tháng cho tổng đài, rẻ hơn một ly cà phê. Gói còn dư máy nhánh (25 và 60), nên bạn tuyển thêm người mà không phải nâng cấp ngay.

👉 Đăng ký gói BASE 399.000đ/tháng ngay hôm nay · Chọn gói GROW cho đội ngũ 50 người

2. Chi phí thiết bị: mua điện thoại bàn IP Phone hay dùng phần mềm miễn phí?

Thiết bị là khoản quyết định Chi phí lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp cao hay thấp. Bạn có 3 lựa chọn:

Softphone có ổn định không? Có, nếu đường truyền internet ổn định (khoảng 100 Kbps cho mỗi cuộc gọi). Nhân viên vẫn dùng đầy đủ tính năng: gọi bằng số công ty, chuyển máy, ghi âm, xem lịch sử cuộc gọi.

3. Chi phí đầu số: trả nhà mạng, gọi bao nhiêu trả bấy nhiêu

Đầu số là số điện thoại khách hàng nhìn thấy khi bạn gọi đi hoặc gọi đến. Khoản này doanh nghiệp đăng ký và thanh toán trực tiếp với nhà mạng, không cộng vào phí thuê tổng đài.

Các loại đầu số phổ biến:

• Số cố định (028, 024…): tạo sự tin cậy, phù hợp hầu hết doanh nghiệp. Có phí duy trì thuê bao hằng tháng theo bảng giá nhà mạng.
• Số di động doanh nghiệp: khách dễ nhớ, tỷ lệ bắt máy khi gọi ra cao hơn.
• Hotline 1800 (miễn phí cho người gọi) / 1900 (người gọi trả phí): phù hợp doanh nghiệp làm CSKH quy mô lớn, phí duy trì cao hơn.

Cách tính cước rất minh bạch:

• Cuộc gọi vào: doanh nghiệp không mất phí (trừ đầu số 1800).
• Cuộc gọi ra: tính theo phút thực tế, theo bảng giá của nhà mạng. Tháng ít gọi thì trả ít.
• Gọi nội bộ giữa các máy nhánh: miễn phí hoàn toàn, kể cả khi nhân viên ở nước ngoài hoặc chi nhánh khác.

Gói tổng đài ảo BASE kết nối tối đa 3 đầu số, gói tổng đài ảo GROW kết nối 5 đầu số. Bạn có thể dùng số riêng cho từng bộ phận như kinh doanh, kỹ thuật, CSKH. Lưu ý: mức cước cụ thể thay đổi theo nhà mạng và từng thời điểm, hãy liên hệ thông tin bên dưới để đội ngũ P.A Việt Nam tư vấn đầu số phù hợp cho bạn.

4. Tổng chi phí năm đầu và so sánh với tổng đài truyền thống

Với tổng đài ảo, Chi phí lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp 20 người năm đầu chỉ từ 4,8 triệu đồng, 50 người từ 8,1 triệu đồng. Tổng đài truyền thống cùng quy mô thường tốn vài chục đến hơn trăm triệu đồng.

Chi phí tổng đài truyền thống là mức tham khảo thị trường cho tổng đài analog/hybrid phổ biến, thay đổi theo hãng và nhà thầu.

Doanh nghiệp tiết kiệm được bao nhiêu?

• 20 nhân viên dùng softphone: tiết kiệm khoảng 29–56 triệu đồng năm đầu, tương đương 86–92%.
• 50 nhân viên dùng softphone: tiết kiệm khoảng 62–117 triệu đồng năm đầu, tương đương 88–94%.
• 50 nhân viên kết hợp 15 IP Phone: tổng khoảng 21,6 triệu, vẫn rẻ hơn 69–83% so với tổng đài truyền thống.

Ngoài tiền, tổng đài ảo còn tiết kiệm thời gian: kích hoạt trong ngày thay vì chờ thi công 1–2 tuần. Khi chuyển văn phòng, bạn chỉ cần mang laptop đi, không phải tháo lắp lại hệ thống dây.

Lợi ích khi chuyển sang tổng đài ảo

Bên cạnh việc giảm mạnh Chi phí lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp, tổng đài ảo mang lại nhiều giá trị mà tổng đài truyền thống khó đáp ứng:

• Không giới hạn cuộc gọi đồng thời: giờ cao điểm không còn tình trạng khách gọi báo bận.
• Ghi âm 100% cuộc gọi: dễ đào tạo nhân viên, giải quyết khiếu nại có bằng chứng.
• Lời chào tự động (IVR) và phân phối cuộc gọi: khách bấm phím để gặp đúng bộ phận, chuyên nghiệp như doanh nghiệp lớn.
• Làm việc mọi nơi: nhân viên ở nhà, đi công tác vẫn nghe gọi bằng số công ty.
• Báo cáo cuộc gọi: biết ai gọi nhiều, ai bỏ lỡ cuộc gọi, giờ nào khách gọi đông.
• Mở rộng linh hoạt: thêm nhân viên chỉ mất vài phút, không cần đi thêm dây.

5 bước triển khai tổng đài ảo cho doanh nghiệp 20–50 nhân viên

Toàn bộ quy trình thường hoàn tất trong 1–2 ngày làm việc, không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

1. Khảo sát nhu cầu (miễn phí): chuyên viên P.A Việt Nam tư vấn số máy nhánh, số đầu số, kịch bản lời chào phù hợp.
2. Chọn gói và đầu số: chọn tổng đài ảo BASE (dưới 25 người) hoặc tổng đài ảo GROW (25–60 người). Giữ số cũ hoặc đăng ký số mới với nhà mạng.
3. Cấu hình tổng đài: thiết lập máy nhánh, IVR, nhóm đổ chuông, ghi âm theo yêu cầu.
4. Cài đặt thiết bị: cài softphone lên laptop, smartphone; hoặc cắm điện thoại bàn IP Phone vào mạng là dùng được ngay.
5. Hướng dẫn sử dụng và đi vào vận hành: đào tạo nhân viên, chạy thử, hỗ trợ kỹ thuật trong suốt thời gian sử dụng.

🎁 Liên hệ ngay được tư vấn giải pháp tổng đài ảo phù hợp cho 20 đến 50 nhân viên cho doanh nghiệp bạn và nhận ngay ưu đãi đặc biệt tại P.A Việt Nam:

• Tặng 6 tháng sử dụng khi đăng ký gói tổng đài 1 năm.
• Tặng 12 tháng sử dụng khi đăng ký gói tổng đài 2 năm.
• Tặng ghi âm lời chào IVR trị giá 250.000 VNĐ.
• Tặng phí khởi tạo & cấu hình tổng đài trị giá 500.000 VNĐ.

Vui lòng tham khảo chi tiết và các chương trình khuyến mãi tổng đài mới cập nhật tại liên kết sau: khuyến mãi Tổng Đài Ảo
Tham khảo thêm về bài viết hướng dẫn hệ thống tổng đài Tại đây

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Chi phí lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp 20 nhân viên là bao nhiêu?

Với tổng đài ảo gói BASE, chi phí chỉ 399.000đ/tháng (thời hạn 4 năm), khoảng 4,8 triệu đồng/năm. Nếu nhân viên dùng softphone, chi phí thiết bị là 0đ. Nếu mua IP Phone, cộng thêm khoảng 900.000đ/máy.

2. Doanh nghiệp 50 nhân viên nên chọn gói tổng đài nào?

Nên chọn gói GROW giá 674.000đ/tháng (thời hạn 5 năm). Gói có 60 máy nhánh, 5 đầu số, ghi âm 30 GB và không giới hạn cuộc gọi đồng thời, còn dư chỗ để tuyển thêm nhân sự.

3. Có bắt buộc phải mua điện thoại bàn không?

Không bắt buộc. Nhân viên có thể nghe gọi bằng phần mềm softphone miễn phí trên laptop hoặc smartphone. IP Phone (khoảng 900.000đ/máy) chỉ nên mua cho vị trí nghe gọi nhiều như lễ tân, CSKH.

4. Phí đầu số và cước gọi được tính như thế nào?

Đầu số và cước gọi do doanh nghiệp thanh toán trực tiếp cho nhà mạng hằng tháng. Cuộc gọi vào không mất phí (trừ đầu số 1800), cuộc gọi ra tính theo phút thực tế, gọi nội bộ giữa các máy nhánh miễn phí.

5. Tổng đài ảo rẻ hơn tổng đài truyền thống bao nhiêu?

Tổng đài ảo giúp tiết kiệm khoảng 70–94% chi phí năm đầu. Ví dụ doanh nghiệp 50 nhân viên dùng softphone chỉ tốn khoảng 8,1 triệu đồng/năm, trong khi tổng đài truyền thống cùng quy mô tốn khoảng 70–125 triệu đồng gồm tủ tổng đài, thiết bị, đi dây và bảo trì.