Lưu trữ Hóa Đơn Điện Tử bao lâu theo Nghị Định 70/2025

Sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP (chính thức có hiệu lực từ ngày 01/06/2025) sửa đổi, bổ sung cho Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã mang đến nhiều thay đổi mang tính bước ngoặt về quản lý hóa đơn, chứng từ. Giữa bối cảnh chuyển đổi số, một trong những câu hỏi được các chủ doanh nghiệp và kế toán viên tìm kiếm nhiều nhất chính là: lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu để vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tránh những rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt?

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về thời hạn, quy định pháp lý và cách thức bảo quản hóa đơn an toàn nhất qua bài viết dưới đây.

Lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu theo quy định pháp luật mới nhất?

Để có câu trả lời chính xác nhất cho vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu, chúng ta cần căn cứ vào Luật Kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP và đặc biệt là hệ thống quản lý hóa đơn hiện hành bao gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng phần bổ sung từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử (cả đầu vào và đầu ra) được xem là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính. Do đó, theo quy định, thời hạn bắt buộc để lưu trữ hóa đơn điện tử là tối thiểu 10 năm, tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP tiếp tục kế thừa nguyên tắc này và yêu cầu doanh nghiệp phải lưu trữ toàn vẹn mọi dữ liệu liên quan, bao gồm:

• Hóa đơn điện tử đã phát hành hoặc nhận vào.

• Các biên bản điều chỉnh, hóa đơn thay thế.

• Dữ liệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (áp dụng chặt chẽ hơn từ T6/2025).

Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến việc lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu?

Việc nắm rõ lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu không đơn thuần chỉ là lý thuyết kế toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý và tài chính của doanh nghiệp. Cơ quan thuế có thể yêu cầu truy xuất dữ liệu bất cứ lúc nào trong các kỳ thanh tra, kiểm tra, quyết toán thuế.

Nếu doanh nghiệp lơ là, không tuân thủ thời hạn (làm mất, cháy hỏng dữ liệu hoặc vô tình xóa file trước thời hạn 10 năm), bạn sẽ phải đối mặt với các mức phạt rất nặng. Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, mức phạt cho hành vi làm mất hoặc hư hỏng hóa đơn có thể dao động từ 3 triệu đến 8 triệu đồng tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sự việc.

Yêu cầu về định dạng và tính toàn vẹn khi lưu trữ

Sau khi đã hiểu rõ lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu, người làm kế toán cần đặc biệt chú ý đến cách thức và định dạng lưu trữ. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quá trình lưu trữ phải đáp ứng các tiêu chí khắt khe sau:

• Định dạng file XML gốc: Hóa đơn điện tử hợp lệ bắt buộc phải được lưu trữ dưới định dạng file XML chứa đầy đủ dữ liệu pháp lý và chữ ký số. File PDF hay ảnh chụp chỉ có giá trị hiển thị để đọc, không có giá trị pháp lý thay thế bản gốc khi giải trình với cơ quan Thuế.

• Tuyệt đối an toàn và bảo mật: Xuyên suốt thời gian 10 năm lưu trữ, dữ liệu không được phép bị thay đổi, chỉnh sửa hay sai lệch.

• Sẵn sàng truy xuất: Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo tính liên tục, sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu kết xuất dữ liệu ngay lập tức khi cơ quan chức năng có yêu cầu.

Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và chuyên nghiệp

Khi tìm hiểu lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu, bài toán lớn nhất đặt ra cho doanh nghiệp là làm thế nào để giữ một file kỹ thuật số an toàn tuyệt đối trong suốt 1 thập kỷ. Dưới đây là những kinh nghiệm thực chiến giúp bạn quản lý chứng từ hiệu quả:

• Quy tắc phân tán rủi ro: Tuyệt đối không chỉ lưu trữ trên một máy tính cá nhân duy nhất của kế toán. Nếu ổ cứng hỏng hoặc nhiễm virus mã hóa (Ransomware), doanh nghiệp sẽ mất trắng.

• Lưu trữ đám mây (Cloud Computing): Hãy đồng bộ hóa đơn lên các hệ thống lưu trữ đám mây bảo mật cao như Google Drive, OneDrive hoặc máy chủ (Server) riêng của công ty.

• Sử dụng phần mềm chuyên dụng: Khuyến khích sử dụng trực tiếp các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử uy tín. Các hệ thống này sẽ tự động hóa việc nhận, kiểm tra tính hợp lệ và sao lưu file XML liên tục theo đúng quy định pháp luật.

Đăng ký hóa đơn điện tử uy tín tại P.A Việt Nam

Hóa đơn điện tử P.A Việt Nam tự hào là đơn vị đạt Tiêu chuẩn Nhận – Truyền – Lưu trữ và đáp ứng đày đủ yêu cầu theo thông tư 32/2025 của Tổng Cục Thuế. Phần mềm hóa đơn điện tử Hóa đơn 30s được ưa chuộng với tính năng ưu việt và giao diện dễ sử dụng, được phân tích và phát triển bởi đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm. Bên cạnh đó,P.A Việt Nam có đội ngũ tư vấn tận tâm, chuyên nghiệp và nhiệt tình, luôn sẵn sàng 24/7 để hỗ trợ, phục vụ và đem đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng khi sử dụng của sản phẩm.

Một số thành tựu nổi bật giúp bạn tự tin lựa chọn sử dụng Hóa đơn điện tử tại P.A Việt Nam như:

- Top 1 nhà đăng ký sở hữu số lượng khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử

- Nhà cung cấp bề dày kinh nghiệm cao nhất

- Nhà cung cấp top đầu được Tổng cục thuế công nhận

- Nhà cung cấp hóa đơn sở hữu đội ngũ hỗ trợ chất lượng nhất

Tham khảo phần mềm Hóa đơn điện tử Tại đây

Xem thêm các bài viết kiến thức về Hóa đơn điện tử Tại đây

✔ Tham khảo thêm thông tin về các chương trình khuyến mãi tổng hợp

👉 Truy cập ngay: Ưu đãi tổng hợp và độc quyền tại P.A Việt Nam