Tại sao tổng đài ảo bị tiếng rè, ngắt quãng? Cách chẩn đoán và khắc phục

Tổng đài ảo bị tiếng rè, chập chờn hay ngắt quãng giữa chừng luôn là sự cố gây ức chế cho cả nhân viên trực tổng đài lẫn khách hàng, trực tiếp làm giảm tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Đừng quá lo lắng! Thực tế, tình trạng âm thanh "lúc được lúc mất" này đa phần bắt nguồn từ những nguyên nhân hệ thống mạng nội bộ rất đơn giản. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết nguyên nhân, cách chẩn đoán và khắc phục dứt điểm sự cố này ngay trong bài viết dưới đây.

Dấu hiệu nhận biết tổng đài ảo bị tiếng rè, ngắt quãng

Khi hệ thống gặp sự cố về chất lượng thoại, người dùng thường nhận thấy các biểu hiện như:

• Âm thanh bị rè hoặc méo tiếng.

• Nghe đứt từng đoạn câu nói.

• Có độ trễ khi trò chuyện.

• Một bên nghe rõ, bên còn lại nghe nhỏ hoặc rè.

• Cuộc gọi bị giật, ngắt quãng liên tục.

• Chất lượng cuộc gọi giảm mạnh vào giờ cao điểm.

Nếu gặp những dấu hiệu trên, rất có thể tổng đài ảo bị tiếng rè do chất lượng kết nối mạng tại nơi sử dụng chưa ổn định.

Nguyên nhân phổ biến khiến tổng đài ảo bị tiếng rè

1. Đường truyền Internet không ổn định

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất.

Tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng VoIP (Voice over IP), tức là âm thanh được truyền qua Internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Khi mạng gặp các vấn đề như:

• Mất gói tin (Packet Loss).

• Độ trễ cao (Latency).

• Độ dao động lớn (Jitter).

Âm thanh sẽ bị méo tiếng, giật hoặc ngắt quãng.

Đặc biệt, nếu văn phòng đang sử dụng Internet từ nhiều năm, thiết bị mạng cũ hoặc đường truyền thường xuyên quá tải thì khả năng xảy ra hiện tượng tổng đài ảo bị tiếng rè sẽ cao hơn.

Cách khắc phục

• Khởi động lại modem Internet.

• Kiểm tra dây mạng kết nối từ modem đến thiết bị.

• Liên hệ nhà mạng kiểm tra tín hiệu.

• Nâng cấp gói cước Internet nếu thường xuyên sử dụng nhiều cuộc gọi đồng thời.

2. Modem hoặc Router hoạt động quá lâu

Nhiều doanh nghiệp để modem hoạt động liên tục hàng tháng mà không khởi động lại.

Sau thời gian dài:

• Bộ nhớ modem đầy.

• Nhiệt độ thiết bị tăng cao.

• Hiệu suất xử lý giảm.

Khi đó kết nối Internet có thể trở nên không ổn định và làm tổng đài ảo bị tiếng rè hoặc mất tiếng tạm thời.

Cách khắc phục

• Khởi động lại modem định kỳ 1-2 lần mỗi tuần.

• Đặt modem ở nơi thông thoáng.

• Thay thế modem nếu đã sử dụng nhiều năm.

3. Sử dụng WiFi thay vì dây mạng LAN

Nhiều nhân viên sử dụng:

• Điện thoại IP WiFi.

• Laptop Softphone qua WiFi.

• Ứng dụng tổng đài trên điện thoại.

Nếu tín hiệu WiFi yếu hoặc bị nhiễu bởi nhiều thiết bị khác, chất lượng cuộc gọi sẽ bị ảnh hưởng.

Đây cũng là lý do khiến tổng đài ảo bị tiếng rè dù tốc độ Internet đo được vẫn khá cao.

Cách khắc phục

• Ưu tiên kết nối bằng dây mạng LAN.

• Sử dụng WiFi 5GHz.

• Đặt Access Point gần khu vực làm việc.

• Hạn chế vật cản giữa thiết bị và bộ phát WiFi.

4. Quá nhiều người dùng chung đường truyền Internet

Trong cùng thời điểm, nhân viên có thể:

• Họp Zoom.

• Xem camera trực tuyến.

• Upload dữ liệu lên Cloud.

• Xem video độ phân giải cao.

Những hoạt động này chiếm nhiều băng thông và khiến lưu lượng thoại bị ảnh hưởng.

Khi đó hiện tượng tổng đài ảo bị tiếng rè hoặc chập chờn thường xuất hiện vào giờ làm việc cao điểm.

Cách khắc phục

• Nâng cấp băng thông Internet.

• Thiết lập QoS trên Router.

• Ưu tiên lưu lượng VoIP.

• Tách riêng đường truyền cho tổng đài nếu có nhiều cuộc gọi.

5. Dây mạng hoặc Switch mạng gặp sự cố

Một dây mạng bị bấm lỗi hoặc Switch mạng hoạt động không ổn định có thể gây:

• Mất gói tin.

• Tốc độ kết nối không ổn định.

• Chập chờn khi truyền dữ liệu.

Nhiều doanh nghiệp mất nhiều thời gian tìm nguyên nhân nhưng cuối cùng chỉ là một sợi dây mạng đã xuống cấp.

Cách khắc phục

• Thay dây mạng Cat5e hoặc Cat6 mới.

• Kiểm tra đèn tín hiệu trên Switch.

• Thử chuyển sang cổng mạng khác.

6. Thiết bị tai nghe hoặc điện thoại IP chất lượng kém

Không phải lúc nào lỗi cũng đến từ mạng Internet.

Một số trường hợp:

• Tai nghe hỏng micro.

• Loa bị rè.

• Điện thoại IP cũ.

• Cổng mạng trên điện thoại IP lỗi.

Đều có thể gây cảm giác như tổng đài ảo bị tiếng rè.

Cách khắc phục

• Thử đổi tai nghe khác.

• Kiểm tra bằng một điện thoại IP khác.

• Cập nhật Firmware thiết bị.

Cách chẩn đoán nhanh khi tổng đài ảo bị tiếng rè

Khi gặp sự cố, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra xem có phải tất cả nhân viên đều bị hay không

• Nếu chỉ 1 người bị: khả năng cao do thiết bị hoặc mạng nội bộ.

• Nếu nhiều người cùng bị: nên kiểm tra Internet hoặc modem.

Bước 2: Khởi động lại modem Internet

Đây là thao tác đơn giản nhưng rất hiệu quả.

Nhiều trường hợp chất lượng cuộc gọi trở lại bình thường sau khi modem được khởi động lại.

Bước 3: Kiểm tra kết nối WiFi

Nếu đang sử dụng WiFi:

• Thử chuyển sang dây mạng LAN.

• Kiểm tra cường độ tín hiệu.

• Thử đứng gần bộ phát WiFi.

Bước 4: Thực hiện kiểm tra tốc độ mạng

Nên kiểm tra:

• Download Speed.

• Upload Speed.

• Ping.

• Jitter.

Nếu Ping quá cao hoặc Jitter lớn, cuộc gọi VoIP sẽ bị ảnh hưởng.

Bước 5: Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ Internet

Nếu sự cố xảy ra thường xuyên, hãy yêu cầu nhà mạng:

• Kiểm tra tín hiệu.

• Đo suy hao đường truyền.

• Kiểm tra cáp quang.

Làm thế nào để hạn chế tình trạng tổng đài ảo bị tiếng rè lâu dài?

Để đảm bảo chất lượng cuộc gọi ổn định, doanh nghiệp nên:

• Sử dụng Internet cáp quang tốc độ cao.

• Ưu tiên kết nối bằng dây mạng LAN.

• Khởi động modem định kỳ.

• Kiểm tra hệ thống mạng nội bộ thường xuyên.

• Sử dụng điện thoại IP và tai nghe chất lượng tốt.

• Thiết lập QoS ưu tiên lưu lượng thoại.

• Chọn dịch vụ Tổng đài ảo chất lượng cao, âm thanh HD rõ nét, ổn định 24/7, hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, triển khai trong ngày và chi phí tối ưu cho doanh nghiệp.

Kết luận

Tình trạng tổng đài ảo bị tiếng rè hoặc ngắt quãng không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng mà còn làm giảm hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Trong đa số trường hợp, nguyên nhân đến từ kết nối Internet, WiFi, modem hoặc thiết bị sử dụng tại văn phòng và hoàn toàn có thể khắc phục nếu được kiểm tra đúng cách.

Việc chủ động kiểm tra mạng, bảo trì thiết bị định kỳ và lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo uy tín sẽ giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng cuộc gọi ổn định, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hiệu quả kinh doanh.

🎁 Liên hệ ngay được tư vấn giải pháp tổng đài ảo phù hợp nhất cho doanh nghiệp và nhận ngay ưu đãi đặc biệt tại P.A Việt Nam:

• Tặng 6 tháng sử dụng khi đăng ký gói tổng đài 1 năm.

• Tặng 12 tháng sử dụng khi đăng ký gói tổng đài 2 năm.

• Tặng ghi âm lời chào IVR trị giá 250.000 VNĐ.

• Tặng phí khởi tạo & cấu hình tổng đài trị giá 500.000 VNĐ.

Vui lòng tham khảo chi tiết và các chương trình khuyến mãi tổng đài mới nhất tại liên kết sau: khuyến mãi Tổng Đài Ảo

Tham khảo thêm về bài viết hướng dẫn hệ thống tổng đài Tại đây

FAQ - Câu hỏi thường gặp

1: Tại sao tổng đài ảo bị tiếng rè vào giờ cao điểm?

Nguyên nhân thường do nhiều người cùng sử dụng Internet khiến băng thông bị quá tải, làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi VoIP.

2: Khởi động lại modem có giúp cải thiện chất lượng cuộc gọi không?

Có. Sau thời gian dài hoạt động liên tục, modem có thể giảm hiệu suất xử lý. Việc khởi động lại giúp giải phóng bộ nhớ và ổn định kết nối.

3: Dùng WiFi có ảnh hưởng đến chất lượng tổng đài ảo không?

Có. Tín hiệu WiFi yếu hoặc bị nhiễu có thể gây mất gói tin, khiến âm thanh bị rè hoặc ngắt quãng.

4: Nên dùng dây mạng hay WiFi cho điện thoại IP?

Dây mạng LAN luôn được khuyến nghị vì ổn định hơn, giảm độ trễ và hạn chế mất gói tin.

5: Làm sao biết lỗi do Internet hay do tổng đài?

Nếu nhiều nhân viên cùng gặp vấn đề và Internet có dấu hiệu chậm, nguyên nhân thường nằm ở mạng nội bộ hoặc đường truyền Internet. Trong khi đó, hệ thống tổng đài ảo tại Datacenter thường được giám sát và vận hành ổn định 24/7.