Tổng chi phí triển khai tổng đài ảo cho doanh nghiệp nhỏ

Trong giai đoạn doanh nghiệp nhỏ bắt đầu mở rộng kinh doanh, một trong những bài toán khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu chính là chi phí đầu tư hệ thống liên lạc. Thuê nhân sự chăm sóc khách hàng rồi, nhưng nếu khách gọi không vào được, gọi nhỡ, hoặc không quản lý được cuộc gọi thì coi như “mất khách trong im lặng”.

Vậy tổng chi phí triển khai tổng đài ảo cho doanh nghiệp nhỏ thực sự là bao nhiêu? Có tốn kém như nhiều người vẫn nghĩ không? Và đâu là cách tối ưu chi phí mà vẫn chuyên nghiệp ngay từ đầu? Cùng mình phân tích chi tiết ngay bên dưới nhé.

Vì sao doanh nghiệp nhỏ ngày càng quan tâm đến tổng đài ảo?

Thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp nhỏ không dám đầu tư tổng đài vì lo ngại chi phí cao, phức tạp, phải mua server, kéo dây, thuê kỹ thuật vận hành. Nhưng đó là câu chuyện của tổng đài truyền thống.

Ngày nay, triển khai tổng đài ảo giúp doanh nghiệp:

- Không cần đầu tư hạ tầng cồng kềnh

- Làm việc từ xa, nhân viên ở đâu cũng nghe - gọi được

- Quản lý cuộc gọi rõ ràng, chuyên nghiệp như doanh nghiệp lớn

- Đặc biệt: chi phí linh hoạt, dễ kiểm soát

Vấn đề quan trọng là: chi phí gồm những gì?

Tổng chi phí triển khai tổng đài ảo cho doanh nghiệp nhỏ gồm những khoản nào?

1. Chi phí thuê dịch vụ tổng đài ảo (chi phí cốt lõi)

Đây là khoản chi phí bắt buộc khi triển khai tổng đài ảo. Doanh nghiệp sẽ trả phí thuê theo tháng hoặc năm, tùy gói dịch vụ.

Thông thường chi phí này bao gồm:

- Hệ thống tổng đài chạy trên nền tảng cloud

- Tính năng nghe - gọi, ghi âm, IVR, phân phối cuộc gọi

- Quản lý trên giao diện web hoặc app

Ưu điểm lớn: Doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu với chi phí thấp, nâng cấp dần khi mở rộng, không bị “gánh nặng đầu tư ban đầu”.

2. Chi phí đầu số tổng đài (hotline doanh nghiệp)

Khi triển khai tổng đài ảo, doanh nghiệp cần một đầu số để khách hàng gọi đến. Chi phí này phụ thuộc vào loại đầu số bạn chọn:

- Đầu số cố định địa phương

- Đầu số hotline toàn quốc

- Đầu số đẹp, dễ nhớ (nếu có nhu cầu Brandname)

Chi phí đầu số thường không quá cao, nhưng mang lại giá trị lớn về mặt hình ảnh chuyên nghiệp và độ tin cậy trong mắt khách hàng.

3. Chi phí thiết bị: IP Phone hoặc không cần mua gì cả

Đây là điểm khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ bất ngờ nhất khi tìm hiểu triển khai tổng đài ảo.

Có 2 lựa chọn linh hoạt:

Phương án 1: Mua điện thoại bàn IP Phone

- Phù hợp với văn phòng cố định

- Cắm mạng là dùng, chất lượng âm thanh ổn định

- Chi phí mua 1 lần, không bắt buộc cho mọi doanh nghiệp

Phương án 2: Không cần mua thiết bị

- Nghe - gọi trực tiếp trên laptop, máy tính, điện thoại

- Dùng app hoặc phần mềm miễn phí

- Rất phù hợp với startup, doanh nghiệp nhỏ, làm việc từ xa

Nhờ vậy, triển khai tổng đài ảo có thể gần như không phát sinh chi phí thiết bị nếu bạn muốn tối ưu ngân sách.

4. Chi phí gọi ra - gọi vào (cước viễn thông)

Ngoài chi phí thuê tổng đài, doanh nghiệp cần lưu ý:

- Cước gọi ra di động / cố định

- Cước gọi vào tùy theo đầu số

Tin vui là khi triển khai tổng đài ảo, cước gọi thường rẻ hơn hoặc tương đương so với gọi thông thường, và dễ dàng kiểm soát qua báo cáo chi tiết.

Bảng ước tính chi phí thực tế cho 10 nhân viên

Để bạn dễ hình dung, dưới đây là bảng tạm tính chi phí khi triển khai tổng đài ảo cho văn phòng nhỏ với quy mô 10 nhân viên sales/CSKH. Bảng này mô phỏng theo nhu cầu phổ biến nhất của doanh nghiệp nhỏ hiện nay.

Lưu ý: Đây là chi phí tham khảo, có thể linh hoạt tăng/giảm tùy nhà cung cấp, loại đầu số và nhu cầu sử dụng thực tế.

Bảng ước tính chi phí hàng tháng (10 nhân viên)

Vui lòng tham khảo chi tiết và các chương trình khuyến mãi tổng đài mới nhất tại liên kết sau: khuyến mãi Tổng Đài Ảo

Tham khảo thêm về bài viết hướng dẫn hệ thống tổng đài Tại đây