4 YẾU TỐ CẦN CÓ CHO MỘT DỊCH VỤ BẢO VỆ EMAIL CÔNG TY

Mỗi ngày, có hàng tỷ email đang vận hành, từ trao đổi thông tin cho đến giới thiệu sản phẩm,... Với số lượng email khổng lồ như vậy, việc đảm bảo khả năng bảo mật đang được nhiều người dùng chú ý. Tuy nhiên, không phải tất cả các dịch vụ email đều được bảo mật an toàn và riêng tư, đặc biệt là những tài khoản email miễn phí.  Do vậy, đã đến lúc doanh nghiệp và người dùng nên cân nhắc sử dụng các giải pháp bảo mật email riêng cho mình. Dưới đây là danh sách các tính năng cần có cho một dịch vụ email công ty và cá nhân chuyên nghiệp mà người dùng có thể lựa chọn.

1. Phương pháp mã hóa cho email công ty

Rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ Email Doanh nghiệp đã và đang cung cấp các tính năng bảo mật cơ bản như chống thư rác và virus. Tuy nhiên, chừng đó tính năng liệu có đủ, doanh nghiệp bạn có cần mã hóa dữ liệu trên email hay không? Câu trả lời là có. 

Bạn có biết? Theo thống kê, nguyên nhân dẫn đến rò rỉ và thất thoát dữ liệu chiếm hơn 50% từ việc email không được mã hóa. Điều này gây ra hiện trạng rò rỉ tin nhắn về thông tin đăng nhập, dữ liệu kinh doanh, dẫn đến mất hàng triệu đô la doanh thu mỗi năm. Do vậy, rất nhiều người dùng đã lựa chọn tích hợp công nghệ mã hóa nơi email công ty đang sử dụng. Phương pháp này dựa trên nguyên lý xáo trộn văn bản thuần túy của email, khiến kẻ xấu không thể đọc thư nếu không có khóa mã hóa.

Thông thường, các nhà cung cấp hay sử dụng phương pháp mã hóa đầu cuối để bảo vệ hệ thống email, có nghĩa là tin nhắn được mã hóa trên thiết bị của người gửi và chỉ người nhận dự kiến ​​mới có thể giải mã chúng. Còn với mã hóa end-to-end, người duy nhất có thể đọc email bạn đang gửi là người nhận và ngay cả nhà cung cấp email cũng không thể truy cập vào email này.

2. Xác thực 2 lớp cho email công ty

Thông tin đăng nhập thường xuyên bị rò rỉ hoặc bị tấn công bởi những tin tặc vì lớp phòng hộ yếu kém. Để hạn chế tình trạng này, phương pháp xác thực 2 lớp (2FA) ra đời nhằm giúp nâng cao an toàn hơn cho email người dùng.  Nếu không có 2FA, bạn sẽ chỉ nhập tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống, tài khoản của mình, do vậy phần mật khẩu sẽ là tầng bảo vệ duy nhất cho tài khoản. Khi sử dụng 2FA, lớp bảo mật thứ hai được thêm vào sẽ giúp bạn bảo vệ tài khoản tốt hơn. Thông thường, 2FA thường yêu cầu sử dụng 2 trong 3 cách xác minh dưới đây:

– Xác minh qua kiến thức từ người dùng (chẳng hạn như mã PIN, mật khẩu, câu hỏi liên quan,...) 

– Xác minh qua phương thức sở hữu (gửi mã xác thực qua email, SMS, ứng dụng điện thoại,..)

– Xác minh qua các đặc điểm sinh trắc học (dấu vân tay, giọng nói, đồng tử mắt,…)

Với các yêu cầu nghiêm ngặt trên, việc lộ thông tin tài khoản email công ty trở nên ít xảy ra hơn. Do vậy, khi tìm đến một nhà cung cấp dịch vụ email cũng nên yêu cầu thêm về các điều kiện bảo mật nâng cao này.

3. Hạn chế sử dụng siêu dữ liệu (Metadata) cho email

Mỗi email đều có siêu dữ liệu —các đoạn thông tin mà kẻ tấn công có thể khai thác. Siêu dữ liệu có thể chứa thông tin về máy tính, trình duyệt web, mạng và có thể có danh sách người nhận, đối tác. 

Mặc dù những đoạn thông tin nhỏ có vẻ khá vô dụng nhưng đối với kẻ tấn công, đó là bước đầu tiên để tìm hiểu thêm về các cuộc trò chuyện của bạn. Ví dụ: một tin tặc có thể sử dụng siêu dữ liệu để khai thác thông tin về cuộc sống, thói quen và sở thích của bạn. Do đó, các dịch vụ bảo mật email công ty nên hạn chế hoặc loại bỏ hẳn siêu dữ liệu và thu thập càng ít dữ liệu càng tốt về người dùng để bảo vệ quyền riêng tư của họ.

4. Vị trí máy chủ cho hệ thống email công ty

Vị trí đặt dịch vụ email có thể ảnh hưởng đến khả năng bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư. Vì hiện tại có rất nhiều địa phương và quốc gia yêu cầu giám sát dữ liệu trên toàn bộ lãnh thổ, cho nên hãy xem xét và lựa chọn điểm đặt máy chủ tránh đi những rắc rối không cần thiết này. 

Một số ví dụ tiêu biểu như tại các nước Hoa Kỳ hay Vương quốc Anh đã ban hành bộ luật lưu giữ dữ liệu, yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ email phải lưu lại dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó các nhà cung cấp dịch vụ email server cho các công ty tại các nước này bị buộc phải cấp cho chính phủ quyền truy cập trực tiếp vào máy chủ của họ để giám sát thông tin liên lạc và thông tin được lưu trữ. 

Tóm lại, email hiện tại được đánh giá là một trong những nền tảng trao đổi chính trong công việc. Để giữ an toàn cho thông tin của bạn và công ty, hãy cân nhắc đăng ký dịch vụ bảo mật email tại các nhà cung cấp uy tín. Tùy nhu cầu và ngân sách của mỗi doanh nghiệp, mà có thể lựa chọn những tính năng phù hợp nhất.

P.A Việt Nam tự tin là nhà cung cấp dịch vụ Email Server với hơn 21 năm kinh nghiệm trong công tác vận hành và bảo mật cho doanh nghiệp. Tại P.A Việt Nam, chúng tôi đưa đến các giải pháp quản trị Email Server, ngăn ngừa thư rác, chống virus, tích hợp chữ ký số,... Và đặc biệt, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng chuyển dữ liệu miễn phí từ nơi khác về P.A Việt Nam.

Xem thêm ngay: Kiến thức cần nắm về dịch vụ Email doanh nghiệp mới nhất